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Supposons que vous placiez 10 000 € sur un compte qui rapporte 6% par an. Pour savoir au bout de combien de temps cette somme aura doublé, vous utiliserez la fonction NPM de Calc :

= NPM(6%; 0; 10000; -20000; 0)

Insérez ces valeurs numériques dans une feuille de calcul et définissez la formule NPM à l’aide de l’assistant fonction. Voici ce que vous devez mettre en place :

La fonction NPM indique qu’il faudra un peu moins de 12 années pour doubler l’investissement.

Supposons que vos besoins changent. Vous voulez atteindre la valeur 25 000 €, toujours en 11,89 ans. Quel taux devez-vous viser pour arriver à vos fins ?

Pour résoudre ce problème, vous allez définir une valeur cible. Entrez la valeur à atteindre (25 000 €) dans la cellule C2. Il faudra un peu moins de 16 ans pour atteindre cette valeur si le taux est de 6%. Je vous rappelle que le but est d’atteindre la valeur cible de 25 000€ en 11,89 ans.

Sélectionnez la cellule D5, qui contient le résultat de la fonction NPM. Lancez la commande Solveur dans le menu Outils. La boîte de dialogue Solveur s’affiche. Sélectionnez l’option Valeur de pour le paramètre Optimiser le résultat à. Indiquez que la cellule à modifier est A2 puisque vous voulez agir sur le taux :

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Résoudre pour demander au solveur de trouver la solution. Quelques instants plus tard, une boîte de message indique que le solveur a trouvé la solution :

Cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de message vous demande si vous voulez conserver la solution. Cliquez sur Conserver le résultat :

Le taux du placement devra atteindre 8,01% :

Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique dite de consolidation.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter les chiffres d’affaires mensuels des filiales d’une entreprise. Chacune des filiales vous fournit une feuille de calcul ayant la même structure : Corp1, Corp2 et Corp3. Les données seront consolidées dans la feuille de calcul Corp qui contient la même structure que les autres feuilles, mais aucune donnée.

Rassemblez les feuilles de calcul à consolider dans un classeur unique :

Sélectionnez la feuille de calcul dans laquelle doit se faire la consolidation (ici Corp), puis lancez la commande Consolider dans le menu Données. La boîte de dialogue Consolider s’affiche :

Cliquez dans la zone de texte sous Copier le résultat vers et cliquez sur la première cellule de la plage où se fera la consolidation. Ici B2. La zone de texte fait maintenant référence à la cellule B2 :

Cliquez sur la zone de texte sous Plages de données source, basculez sur l’onglet Corp1 et désignez la plage qui contient les données en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Au relâchement du bouton gauche, la plage s’affiche sous Plages de données source :

Cliquez sur le bouton Ajouter pour mémoriser cette plage, puis recommencez la même manipulation sur les onglets Corp2 et Corp3. Une fois la désignation des trois zones à consolider terminée, la boîte de dialogue Consolider devrait ressembler à ceci :

Assurez-vous que la fonction Somme est bien sélectionnée dans la liste déroulante Fonction, puis cliquez sur OK. Le premier onglet est automatiquement sélectionné pour afficher les données consolidées :

En quelques clics souris, Calc permet de mettre à jour un ensemble de cellules numériques. Supposons par exemple que vous désiriez augmenter de 5% les valeurs stockées dans un groupe de cellules :

1. Tapez 105% dans une cellule.
2. Sélectionnez cette cellule puis copiez-la dans le presse-papiers avec la commande Copier dans le menu Edition ou le raccourci clavier Contrôle + C.
3. Sélectionnez les cellules qui contiennent les valeurs que vous voulez mettre à jour.
4. Lancez la commande Collage spécial dans le menu Edition ou appuyez sur Contrôle + Majuscule + V. La boîte de dialogue Collage spécial s’affiche. Sous Opérations, sélectionnez l’option Multiplier et validez en cliquant sur OK:

Voici les données avant et après la combinaison :

En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.

Pour illustrer le filtrage des données, nous allons raisonner sur une feuille de calcul qui représente la pyramide des âges en France début Janvier 2013. Ici, les données s’étendent de la cellule A6 à la cellule E107 :

Filtrage avec un AutoFiltre

L’utilisation d’un AutoFiltre est une des façons les plus simples de filtrer vos données. Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer ou sélectionnez cette plage. Ici, nous sélectionnons la plage A6:E107. Lancez la commande AutoFiltre dans le menu Données. Des flèches apparaissent dans chacune des cellules de la ligne de titre :

Pour définir un filtre, cliquez sur une des flèches et définissez les critères de filtrage. Vous pouvez appliquer un tri croissant ou décroissant, sélectionner les dix valeurs les plus élevées, les cellules vides, appliquer un filtre standard (voir section suivante) à la colonne, etc. :

Si vous utilisez plusieurs critères de filtrage, ils se cumulent. Vous pourriez par exemple appliquer un tri croissant sur la colonne Année de naissance et un filtre Top10 sur la colonne Âge révolu pour limiter l’affichage aux âges compris entre 99 et 90 ans :

Pour supprimer le filtre et retrouver l’intégralité des données, lancez la commande AutoFiltre dans le menu Données.

Filtrage avec un filtre standard

Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer ou sélectionnez cette plage. Déroulez le menu Données, pointez l’entrée Plus de filtres et cliquez sur Filtre standard. Cette action affiche la boîte de dialogue Filtre standard :

Si nécessaire, cliquez sur Options pour accéder à des critères de filtrage complémentaires :

Supposons par exemple que vous ne vouliez afficher que les données pour lesquelles la colonne Âge révolu est comprise entre 20 et 30. Sélectionnez la plage qui contient les données à filtrer. Ici A6 à E107. Déroulez le menu Données, pointez l’entrée Plus de filtres et cliquez sur Filtre standard. La boîte de dialogue Filtre standard s’affiche. Paramétrez cette boîte de dialogue comme ceci :

Il est facile de comprendre que le filtre limitera les données affichées aux lignes pour lesquelles les cellules de la colonne Âge révolu ont une valeur comprise entre 20 et 30. Voici le résultat :

Pour supprimer le filtre et retrouver l’intégralité des données, déroulez le menu Données, pointez l’entrée Plus de filtres et cliquez sur Réinitialiser le filtre.

Filtrage avec un filtre spécial

Pour filtrer les données, vous pouvez définir un tableau qui contient les conditions de filtrage. Supposons par exemple que vous vouliez limiter l’affichage aux lignes dont la cellule Ensemble est supérieure à 900000 ou dont la cellule Âge révolu est supérieure à 95. Recopiez la ligne de titre et ajoutez les conditions de filtrage en-dessous. Placez-les sur une même ligne pour les lier par un ET. Placez-les sur des lignes différentes pour les lier par un OU.

Ces données se trouvent dans les cellules G6 à K8.

Sélectionnez la pyramide des âges, c’est-à-dire la plage A6:E107. Déroulez le menu Données, pointez l’entrée Plus de filtres et cliquez sur Filtre spécial. La boîte de dialogue Filtre spécial s’affiche. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et sélectionnez la plage dans laquelle se trouvent les critères de tri. A savoir, la plage G6:K8. La deuxième zone de texte contient la plage sélectionnée :

Cliquez sur OK pour appliquer le filtre. Voici le résultat :

Comme vous pouvez le constater, seules les lignes dont la cellule Ensemble est supérieure à 900000 ou dont la cellule Âge révolu est supérieure à 95 sont apparentes.

Calc est en mesure de trier des données sur une ou plusieurs colonnes, éventuellement en recopiant le résultat du tri dans une plage de cellules de la feuille de calcul.

Selon si une plage de cellules est sélectionnée, le tri porte sur cette plage ou sur le bloc de cellules dans lequel se trouve la cellule active.

Pour effectuer un tri dans un ordre croissant ou alphabétique, sélectionnez le bloc à trier ou cliquez sur une cellule de données, puis lancez la commande Tri croissant dans le menu Données ou cliquez sur l’icône Tri croissant (1) dans la barre d’outils Standard.

Les données de la colonne sont immédiatement triées et les colonnes alentour sont réorganisées en conséquence. Si la colonne triée comportait une ligne de titre, elle est considérée comme une simple donnée et incluse dans le tri.

Pour effectuer un tri dans un ordre décroissant ou inverse alphabétique, sélectionnez le bloc à trier ou cliquez sur une cellule de données, puis lancez la commande Tri décroissant dans le menu Données ou cliquez sur l’icône Tri décroissant (2) dans la barre d’outils Standard.

Les données de la colonne sont immédiatement triées et les colonnes alentour sont réorganisées en conséquence. Si la colonne triée comportait une ligne de titre, elle est considérée comme une simple donnée et incluse dans le tri.

Pour effectuer un tri sur plusieurs colonnes ou accéder à des options de tri, sélectionnez le bloc à trier ou cliquez sur une cellule de données, puis lancez la commande Trier dans le menu Données ou cliquez sur l’icône Trier (3) dans la barre d’outils Standard.

La boîte de dialogue Trier s’affiche. Sous l’onglet Critères de tri, vous pouvez choisir jusqu’à trois colonnes classées dans un ordre croissant/alphabétique ou décroissant/inverse alphabétique :

L’onglet Options donne accès à plusieurs options intéressantes :

Remarquez en particulier les cases à cocher suivantes :

• Sensible à la casse. Lorsque cette case est cochée, le tri tient compte des minuscules et des majuscules. Ainsi par exemple, a<A, ou encore b<T.
• La plage contient des étiquettes de colonne. Très pratique, cette option permet de ne pas prendre en compte les étiquettes présentes sur la première ligne des colonnes sélectionnées ou de la plage de cellules sélectionnée.
• Activer le tri naturel. Supposons que les cellules contiennent les données suivantes : A1, A10, A13, A2, A21, A20.Un tri par ordre croissant en désactivant le tri naturel donnera A1, A10, A13, A2, A20, A21. En activant le tri naturel, vous obtiendrez A1, A2, A10, A13, A20, A21.
• Copier le résultat du tri à. Cochez cette case et indiquez la position de la recopie dans la deuxième zone de texte pour afficher les données triées à un autre emplacement. Ici par exemple, les données seront triées par ordre inverse alphabétique sur la première colonne et la recopie se fera à partir de la cellule E1:

Voici le résultat :

Avec Calc, vous pouvez facilement comparer deux versions d’un même classeur ou deux classeurs dont le contenu est proche. Voici comment procéder :

Ouvrez la première version du classeur.

Lancez la commande Comparer le document dans le menu Edition. La boîte de dialogue Comparer à s’affiche. Désignez la deuxième version du classeur.

Quelques instants plus tard, les différences entre le premier et le deuxième classeur apparaissent dans le premier classeur sous la forme de marques de révision et la boîte de dialogue Gérer les modifications s’affiche. Utilisez cette boîte de dialogue pour modifier ou non la première feuille en fonction de la seconde :

Calc vous permet d’ajouter des commentaires dans une feuille de calcul et de les associer à des cellules particulières. Les cellules contenant un commentaire sont facilement repérables par l’indicateur de couleur rouge qui est affiché dans leur angle supérieur droit :

Insérer un commentaire

Pour insérer un commentaire dans une cellule, commencez par sélectionner la cellule en cliquant dessus. Trois techniques sont alors possibles. Vous pouvez :

• Lancez la commande Commentaire dans le menu Insertion.
• Appuyer sur Contrôle + Alt + C.
• Cliquer du bouton droit sur la cellule est sélectionner Insérer un commentaire dans le menu.

Une bulle de commentaire s’affiche. Entrez le commentaire, puis cliquez à l’extérieur de la bulle.

Afficher les commentaires

Pour lire le commentaire associé à une cellule, il suffit de pointer la cellule pendant une fraction de seconde. Le commentaire disparaît lorsque la cellule n’est plus pointée. Si vous voulez que le commentaire reste affiché lorsque la souris n’est plus au-dessus de la cellule, cliquez du bouton droit sur la cellule et sélectionnez Afficher le commentaire dans le menu. Le commentaire reste affiché jusqu’à ce que vous cliquiez à nouveau du bouton droit sur la cellule et que vous sélectionniez Masquer le commentaire.

Mise en forme des commentaires

Par défaut, les commentaires sont affichés dans des bulles de couleur jaune. Mais rien ne vous empêche de les personnaliser. Cliquez sur la bulle de commentaire à personnaliser. La boîte de dialogue Propriétés de l’objet de dessin s’affiche. Personnalisez la bulle et fermez la boîte de dialogue pour prendre en compte les modifications :

Une infobulle pour aider l’utilisateur

Pour terminer cette section, nous allons parler des infobulles d’aide. Il ne s’agit pas à proprement parler de commentaires, mais plutôt d’informations pour faciliter la saisie dans certaines cellules.

Pour associer une infobulle d’aide à une cellule, cliquez sur cette cellule, déroulez le menu Données, puis cliquez sur Validité. La boîte de dialogue Validité s’affiche. Basculez sur l’onglet Aide à la saisie, cochez la case Afficher l’aide à la saisie lors de la sélection d’une cellule, entrez un titre et un texte d’aide dans les zones Titre et Aide à la saisie, puis validez en cliquant sur OK :

La bulle d’aide s’affichera lorsque la cellule sera sélectionnée :