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Avec Excel 2016, il n’a jamais été aussi simple de se connecter à une base de données, d’effectuer une requête pour obtenir des données et de modifier les données obtenues pour qu’elles s’adaptent à vos besoins. A titre d’exemple, nous allons établir une connexion avec une table Access et modifier les données de cette table pour ne conserver que certaines d’entre elles. Nous utiliserons la base de données exemple de Microsoft Northwind.

Basculez sur l’onglet Données. Cliquez sur l’icône Nouvelle requête dans le groupe Récupérer et transformer, pointez A partir d’une base de données et cliquez sur A partir d’une base de données Microsoft Access. Désignez la base de données à utiliser puis cliquez sur Importer. Au bout de quelques instants, la boîte de dialogue Navigateur donne accès à toutes les tables et requêtes de la base de données. A titre d’exemple, nous allons utiliser la requête Product Sales for 1995. Les données correspondantes apparaissent dans la partie droite de la boîte de dialogue.

Si vous cliquez sur Charger, elles sont incorporées dans la feuille en cours. Ici, nous allons plutôt cliquer sur Modifier pour charger une partie seulement de ces données. Cette action provoque l’ouverture de l’éditeur de requêtes d’Excel. A titre d’exemple, nous n’allons conserver que les enregistrements pour lesquels le champ CategoryName vaut Beverages ou Condiments. Pour cela, nous cliquons sur la flèche qui suit l’en-tête CategoryName, nous décochons toutes les cases à l’exception de Beverages et Condiments et nous cliquons sur OK pour confirmer.

Supposons maintenant que vous vouliez supprimer la colonne CategoryName. Sélectionnez la colonne CategoryName en cliquant sur son en-tête, puis cliquez sur l’icône Supprimer les colonnes dans le groupe Gérer les colonnes. La colonne est immédiatement supprimée.

Remarquez le volet Paramètres d’une requête. Toutes les étapes qui ont conduit aux données actuelles y sont listées par ordre chronologique. Pour supprimer l’une d’entre elles, il suffit de cliquer sur la croix qui la précède. Ici, par exemple, nous supprimons la dernière étape afin de retrouver la colonne CategoryName.

Pour insérer les données dans la feuille courante, il suffit de cliquer sur l’icône Fermer et charger dans le groupe Fermer.

En établissant une connexion avec un fichier de données externe (une table Microsoft Access, un fichier texte, un tableau SQL Server ou une source OLE ou ODBC par exemple), vous pouvez analyser périodiquement ces données dans Excel, sans avoir à les copier dans une feuille de calcul. La feuille de calcul est mise à jour automatiquement lorsque la source de données change.

A titre d’exemple, nous allons lier une table issue d’une base de données Access dans une feuille de calcul Excel.

1. Sélectionnez l’onglet Données dans le ruban.
2. Cliquez sur Access dans le groupe Données externes. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionnez la source de données.
3. Sélectionnez le fichier Northwind (librement téléchargeable sur la page http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ab7xs839(VS.80).aspx) et la table Employees puis cliquez sur OK.
4. Excel demande des précisions sur l’importation des données. Ici, nous choisissons d’insérer les données dans un tableau. L’insertion se fera dans la feuille de calcul en cours d’édition, à partir de la cellule A1. Cliquez sur OK pour procéder à l’importation.

Supposons que vous souhaitiez utiliser un classeur lorsque vous voyagez. Si vous emportez votre ordinateur, le plus simple consiste à l’enregistrer localement, sur son disque dur. Dans le cas contraire, le mieux est d’enregistrer le classeur dans votre espace OneDrive.

Pour accéder à un classeur sauvegardé sur OneDrive, connectez-vous sur la page http://onedrive.live.com. Si cela est demandé, entrez vos identifiants. Déplacez-vous dans le dossier où le classeur a été sauvegardé, puis cliquez sur le classeur à utiliser.

Le classeur s’ouvre dans le navigateur par défaut et peut être librement manipulé via Excel Online. Vous pouvez en particulier modifier des données et des formules, ou encore utiliser une version simplifiée du ruban.

Avec Excel 2016, il est très simple d’insérer des équations dans une feuille de calcul :

1. Sélectionnez l’onglet Insertion dans le ruban.
2. Cliquez sur la flèche sous l’icône Equation dans le groupe Symboles.
3. Choisissez l’une des équations proposées.

Si l’équation recherchée n’est pas disponible dans la galerie, elle se trouve peut-être dans la galerie Office.com. Cliquez sur la flèche sous l’icône Equation dans le groupe Symboles, pointez Autres équations sur Office.com et choisissez une équation dans la liste. Si vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez, vous allez devoir saisir l’équation manuellement. Cliquez sur l’icône Equation et utilisez l’onglet Conception pour définir votre équation.

Une dernière possibilité : vous pouvez écrire l’équation à la main, comme vous le feriez sur une feuille de papier. Cliquez sur la flèche sous l’icône Equation dans le groupe Symboles, puis cliquez sur Equation manuscrite. Il ne vous reste plus qu’à dessiner l’équation dans la zone dédiée. Cette technique est bien plus efficace si vous utilisez un stylet qu’une souris.

Pour coéditer un classeur Excel avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par le sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit de la fenêtre d’Excel. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous reste plus qu’à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer pour l’enregistrer dans OneDrive.

Une fois votre document enregistré sur OneDrive, le volet Partager change d’allure :

Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager le classeur, indiquez si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager :

Remarque :

Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Vous devrez alors insérer le lien généré par Excel dans un email et l’envoyer à la ou aux personnes concernées.

Quelle que soit la technique choisie, votre correspondant reçoit quelques instants plus tard un message qui l’invite à accéder au document partagé :

Un clic sur Afficher dans OneDrive et il peut accéder au document dans Excel Online. Pour que le document puisse être modifié, votre correspondant doit alors cliquer sur Modifier dans le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans Excel Online :

Si votre correspondant possède Office 2016, il peut également éditer le classeur partagé dans Excel 2016 en cliquant sur OUVRIR DANS EXCEL.

Lorsque le document est modifié par votre collègue, une marque apparaît dans votre version du document pour signaler qu’une modification a été effectuée :

Pour faire apparaître les modifications dans votre version du document, il vous suffit de le sauvegarder.

Inversement, lorsque vous effectuez une modification, elle est automatiquement affichée sur le document de votre collègue lorsqu’il le sauvegarde.

Pour effectuer une coédition en temps réel, vous utiliserez Excel Online sur tous les ordinateurs concernés.

Si vous effectuez fréquemment les mêmes traitements dans vos classeurs, vous pouvez faciliter cette tâche en utilisant des macros.

Définition d’une macro

La manipulation des macros se fait dans l’onglet Développeur du ruban. Si cet onglet n’est pas affiché, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.

• Assurez-vous qu’une cellule non vierge est sélectionnée.
• Basculez sur l’onglet Développeur dans le ruban.
• Cliquez sur Enregistrer une macro, dans le groupe Code.
• Choisissez un nom pour la macro, puis cliquez sur OK pour lancer l’enregistrement.
• Cliquez successivement sur Gras, Italique et Souligné, dans le groupe Police de l’onglet Accueil du ruban.
• Cliquez sur Arrêter l’enregistrement (groupe Code, onglet Développeur) pour arrêter l’enregistrement de la macro.

Pour exécuter la macro, sélectionnez une ou plusieurs cellules, cliquez sur l’icône Macros dans le groupe Code, sous l’onglet Développeur du ruban. Sélectionnez la macro à exécuter, puis cliquez sur Exécuter.

Affecter un raccourci clavier à une macro

Pour faciliter l’exécution d’une macro, rien de tel qu’un raccourci clavier.

Sélectionnez l’onglet Développeur dans le ruban. Cliquez sur l’icône Macros dans le groupe Code. Sélectionnez la macro à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci, puis cliquez sur Options.

Entrez une lettre dans la zone Touche de raccourci. Vous pouvez utiliser un raccourci du type Ctrl + lettre ou Ctrl + Maj + lettre. Dans le premier cas, il suffit d’appuyer sur une touche du clavier. Dans le deuxième, maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous appuyez sur une touche du clavier.

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de macro puis sur OK pour fermer la boîte de dialogue Macro. La macro peut maintenant être exécutée en utilisant le nouveau raccourci clavier.

En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.

Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer. Sélectionnez l’onglet Accueil dans le ruban. Cliquez sur l’icône Trier et filtrer dans le groupe Edition puis choisissez Filtrer dans le menu. De petites flèches apparaissent à côté de chaque en-tête de colonne. Cliquez sur la flèche de la colonne que vous voulez filtrer. Vous pouvez :

1. Limiter les données affichées en décochant une ou plusieurs cases.
2. Utiliser, selon le type des données, un filtre textuel ou numérique. Ici, par exemple, nous ne conservons que les lignes dans lesquelles le champ Valeur est supérieur à 100.

Bien entendu, il est possible de cumuler plusieurs filtres en agissant sur plusieurs colonnes.

Pour annuler un filtre dans une colonne, déroulez la liste correspondante et sélectionnez Effacer le filtre.

Enfin, pour arrêter le filtrage des données, cliquez sur l’icône Trier et filtrer du groupe Edition, puis choisissez Filtrer dans le menu.