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Pour ouvrir un classeur existant, sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez également appuyer sur Contrôle + O pour parvenir au même résultat. Double-cliquez sur OneDrive pour ouvrir un document stocké dans votre espace OneDrive ou sur Parcourir pour ouvrir un document stocké dans les mémoires de masse de l’ordinateur ou accessible sur le réseau local.

La boîte de dialogue Ouvrir s’affiche. Elle affiche tous les classeurs contenus dans le dossier local par défaut, c’est-à-dire votre bibliothèque Documents. Si nécessaire, désignez un autre dossier en utilisant la barre d’adresse, le volet gauche ou le volet central de la boîte de dialogue, ou encore, la zone de texte Rechercher, dans l’angle supérieur droit de la boîte de dialogue. Quelle que soit la méthode utilisée, double-cliquez sur le classeur que vous voulez ouvrir lorsqu’il apparaît dans la partie centrale de la boîte de dialogue.

Si le dossier de lecture et d’enregistrement par défaut ne vous convient pas, il est très simple de le changer. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Basculez sur l’onglet Enregistrement et définissez le dossier par défaut dans la zone de texte Dossier local par défaut. Validez en cliquant sur OK pour prendre en compte le nouveau réglage :

Si la boîte de dialogue Ouvrir vous semble plus pratique, vous pouvez appuyer sur Contrôle + F12 pour court-circuiter la vue Backstage et afficher directement la boîte de dialogue Ouvrir.

Pour rouvrir un classeur ouvert récemment, il n’y a rien de plus simple : sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Ouvrir. Les classeurs ouverts récemment sont listés dans la partie droite de la vue Backstage. Il vous suffit de double-cliquer sur l’un d’entre eux pour l’ouvrir.

Si vous préférez, vous pouvez sélectionner l’onglet Dossiers pour afficher la liste inverse chronologique des derniers dossiers ouverts :

La liste des dossiers est éphémère, à moins que vous n’utilisiez toujours les mêmes dossiers. Si vous voulez faciliter l’accès aux dossiers importants, vous pouvez les épingler. Pointez un dossier dans la liste inverse chronologique, puis cliquez sur l’épingle qui apparaît sur sa droite. Ici par exemple, le dossier Documents de l’espace OneDrive est épinglé. Il sera toujours affiché dans la partie supérieure droite de l’onglet Ouvrir :

Bien entendu, vous pouvez désépingler un dossier. Sous Epinglé, pointez le dossier à désépingler et cliquez sur l’épingle qui apparaît sur sa droite.

Si vous voulez créer un classeur basé sur un modèle, sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Nouveau. La partie droite de l’écran backstage affiche quatre didacticiels. Les modèles prédéfinis viennent ensuite. Double-cliquez sur l’un des modèles proposés pour créer un nouveau classeur basé sur ce modèle.

Si aucun des modèles prédéfinis ne vous convient, utilisez la zone de texte Rechercher des modèles en ligne pour rechercher un modèle sur Office.com. Par exemple, tapez ventes et appuyez sur la touche Entrée. Plusieurs modèles en rapport avec ce que vous avez saisi sont affichés :

Cliquez sur un des modèles proposés, puis cliquez sur Créer dans la boîte de dialogue qui s’affiche. Après quelques instants, un nouveau classeur basé sur ce modèle est créé et ouvert.

Pour créer un nouveau classeur vierge, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier Contrôle + N. Comme vous pouvez le voir, le nouveau classeur est affiché dans sa propre fenêtre. Ceci est très pratique si vous utilisez plusieurs écrans, car vous pouvez afficher simultanément plusieurs classeurs, chacun dans sa fenêtre.

Le nouveau classeur contient par défaut une feuille de calcul nommée Feuil1. La feuille se présente sous la forme d’un tableau. Les lignes sont représentées par des numéros et les colonnes par des lettres majuscules.

Il ne vous reste plus qu’à entrer des données dans la feuille de calcul.

Avant de terminer cette section, sachez que vous pouvez modifier le comportement par défaut d’Excel en indiquant combien de feuille de calcul doivent se trouver par défaut dans les nouveaux classeurs. Basculez sur l’onglet Fichier du ruban et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche, onglet Général sélectionné. Dans le groupe d’options Lors de la création de classeurs, agissez sur la zone de texte Inclure ces feuilles pour indiquer le nombre de feuilles de calcul par défaut des nouveaux classeurs.

La barre d’outils Accès rapide contient plusieurs commandes indépendantes de l’onglet sélectionné dans le ruban. Elle peut être affichée dans la partie gauche de la barre de titre ou en dessous du ruban. Pour modifier son emplacement, cliquez sur l’icône Personnaliser la barre d’outils Accès rapide et choisissez Afficher en dessous du ruban, ou Afficher au-dessus du ruban dans le menu.

Par défaut, la barre d’outils Accès rapide contient trois icônes : Enregistrer, Annuler et Rétablir. Pour la compléter, cliquez sur Personnaliser la barre d’outils Accès rapide et choisissez l’une des commandes qui apparaissent dans le menu.

Si la commande que vous souhaitez insérer n’apparait pas dans le menu, cliquez sur Autres commandes. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche, onglet Barre d’outils Accès rapide sélectionné. Choisissez une catégorie dans la liste déroulante (1), une commande dans la zone de liste de gauche (2), puis cliquez sur Ajouter (3). La commande est immédiatement ajoutée à la zone de liste de droite (4).

Recommencez cette technique autant de fois que nécessaire pour compléter la barre d’outils Lancement Rapide selon vos souhaits, puis cliquez sur OK.

Ici par exemple, la commande Insérer une image de l’onglet Insertion a été ajoutée à la barre d’outils Accès rapide.

Pour supprimer une icône dans la barre d’outils Accès rapide, il suffit de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de sélectionner Supprimer de la barre d’outils Accès rapide dans le menu contextuel.

Enfin, pour réinitialiser la barre d’outils Accès rapide, et ainsi, retrouver les icônes qui y étaient déposées par défaut, cliquez sur l’icône Personnaliser la barre d’outils Accès rapide et choisissez Autres commandes dans le menu. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Cliquez sur Réinitialiser puis sur Réinitialiser uniquement la barre d’outils Accès rapide. La boîte de dialogue Réinitialiser les personnalisations s’affiche :

Confirmez en cliquant sur Oui, puis sur OK.

Pour trouver le raccourci clavier qui correspond à une icône dans le ruban, appuyez puis relâchez la touche Alt. De petites lettres apparaissent dans le ruban. Appuyez sur la touche qui correspond à l’onglet que vous souhaitez sélectionner. En fonction de votre frappe, une ou plusieurs autres lettres apparaissent. Appuyez sur les touches correspondant à la fonction que vous souhaitez atteindre.

Par exemple, pour activer l’icône Centrer, dans le groupe Alignement, sous l’onglet Accueil, vous pouvez appuyer et relâcher tour à tour les touches Alt, L, G puis C.

Un autre exemple. Pour afficher ou cacher le quadrillage des feuilles de calcul, vous basculez sur l’onglet Affichage du ruban et vous cochez ou vous décochez la case Quadrillage du groupe Afficher. Si vous préférez, vous pouvez appuyer puis relâcher les touches Alt, N, È puis F.

Dans Excel 2019, vous pouvez regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans un nouvel onglet.

Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Excel, onglet Personnaliser le ruban sélectionné.

Cliquez sur Nouvel onglet, sélectionnez l’entrée Nouvel onglet et donnez un nom à votre nouvel onglet : Mes préférés par exemple. Sélectionnez l’entrée Nouveau groupe et donnez un nom au nouveau groupe : Commandes utiles par exemple.

Supposons que vous vouliez insérer les icônes Formes, Macros et Police dans ce nouveau groupe. Sélectionnez Commandes courantes dans la première liste déroulante. Cliquez sur Formes puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Formes dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur Macros puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Macros dans l’onglet Mes préférés. Enfin, cliquez sur Police puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Police dans l’onglet Mes préférés.

Vous pouvez ajouter autant d’onglets, de groupes et d’icônes que nécessaire. Une fois que vous aurez fini, cliquez sur OK pour les insérer dans le ruban.

Ici, nous allons nous contenter des trois icônes qui ont été insérées dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur OK et savourez les possibilités offertes par votre nouvel onglet. Comme vous pouvez le voir, les icônes Formes, Macros et Police sont maintenant accessibles dans le groupe Commandes utiles de l’onglet Mes préférés du ruban :

Retournons dans la boîte de dialogue Options Excel, sous l’onglet Personnaliser le ruban.

Toutes les icônes ne se trouvent pas dans la catégorie Commandes courantes. Si vous connaissez les catégories des icônes que vous voulez insérer, sélectionnez-les dans la première liste déroulante. Dans le cas contraire, sélectionnez Toutes les commandes pour accéder à la liste alphabétique complète des icônes utilisables dans Excel.

L’onglet que vous venez de créer peut être librement positionné dans le ruban. Pour cela, il suffit de le pointer dans la deuxième zone de liste et de le glisser-déposer à l’endroit souhaité. Ici par exemple, l’onglet Mes préférés est placé juste avant l’onglet Accueil. Il apparaitra donc entre les onglets Fichier et Accueil :

Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer l’onglet qui vient d’être défini. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie droite de la boîte de dialogue Options Excel, puis cliquez sur Supprimer.