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Tout comme pour les autres applications de la suite Office 2019, un thème noir est disponible pour Excel. Ce thème affecte l’interface d’Excel. Entendez par là tout ce qui entoure le classeur. Pour activer ce thème, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Dans l’onglet Général, sous Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office, sélectionnez Noir dans la liste déroulante Thème Office et validez en cliquant sur OK :

Si vous préférez, vous pouvez basculer sur l’onglet Fichier du ruban puis cliquer sur Compte. Choisissez Noir dans la liste déroulante Thème Office :

L’effet est saisissant (notez qu’il affecte également les autres applications de la suite Office 2019) :

Le bouton droit de la souris peut être utilisé pour afficher un menu contextuel qui contient des commandes liées à l’objet pointé.

Voici quelques exemples :

• Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une icône du ruban, vous pouvez ajouter cette icône dans la barre d’outils Accès rapide ou personnaliser le ruban.
• Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une cellule, vous pouvez effectuer un couper/copier/coller dans cette cellule, modifier le format de la cellule, insérer un commentaire, etc.
• Lorsque vous cliquez du bouton droit sur un des onglets situés au-dessus de la barre d’état, vous pouvez insérer, supprimer, renommer, déplacer ou copier la feuille de calcul correspondante.

Vous trouverez beaucoup d’autres situations pour lesquelles le bouton droit de la souris permet d’accélérer les tâches courantes.

Très peu d’utilisateurs d’Excel savent comment tirer parti de l’aide en ligne. Pourtant, la plupart des questions les plus fréquentes y trouvent une solution ou un embryon de solution.

Pour accéder à l’aide en ligne, appuyez sur la touche de fonction F1 du clavier. Le volet d’aide s’affiche dans la partie droite de la fenêtre d’Excel. Vous pouvez parcourir les rubriques d’aide ou utiliser la zone de recherche. Dans le deuxième cas, indiquez ce que vous recherchez, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur une des réponses pour développer son contenu.

Pour être aussi efficace que possible lorsque vous utilisez Excel, il n’y a rien de tel que les raccourcis clavier. Voici les principaux raccourcis clavier que vous devriez avoir en tête pour optimiser votre utilisation d’Excel :

Si ces raccourcis clavier ne vous suffisent pas, cliquez dans la zone Dites-le-nous, tapez raccourcis clavier, pointez Obtenir de l’aide sur raccourcis clavier et cliquez sur Raccourcis clavier dans Excel sur Windows. Le volet d’aide s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Il donne accès à tous les raccourcis clavier utilisables dans Excel.

Comme ses prédécesseurs, Excel 2019 utilise un format de fichier basé sur XML. Ce format offre deux principaux avantages :

• Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75% de leur taille initiale, et ce, sans qu’aucune intervention ne soit nécessaire.
• Les fichiers sont structurés de façon modulaire, de façon à séparer leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.) sont ainsi séparées. Si une ou plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent possible de passer outre et d’ouvrir le classeur.

Les extensions de fichiers utilisées sont les suivantes :

• xlsx pour les classeurs ;
• xlsm pour les classeurs qui contiennent des macros ;
• xltx pour les modèles ;
• xltm pour les modèles qui contiennent des macros.

L’onglet Fichier donne accès à un menu qui occupe toute la fenêtre d’Excel. Ce menu est appelé vue Backstage. Il rassemble des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l’impression et le partage du classeur en cours d’édition.

L’onglet Informations donne accès à des informations sur le classeur en cours d’édition ainsi qu’à plusieurs boutons de commande.

En cliquant sur Protéger le classeur, vous pouvez entre autres :

• Ajouter des restrictions sur l’ouverture, la modification et la sauvegarde du classeur.
• Ajouter une signature numérique au classeur.
• Indiquer aux lecteurs qu’il s’agit de la version finale du classeur.

En cliquant sur Vérifier l’absence de problèmes, vous pouvez :

• Inspecter les propriétés attachées au classeur (nom de l’auteur, commentaires, etc.), et, si nécessaire, les supprimer.
• Vérifier si votre classeur présente des problèmes d’accessibilité.
• Vérifier la présence de fonctionnalités qui ne sont pas prises en compte dans les versions précédentes d’Excel.

En cliquant sur Gérer le classeur, vous pouvez récupérer les sauvegardes temporaires du classeur en cas de « plantage » de l’ordinateur ou de l’application, et supprimer les éventuels classeurs non enregistrés.

En cliquant sur Options d’affichage du navigateur, vous pouvez choisir ce que les utilisateurs voient lorsqu’ils consultent votre classeur sur le Web (le classeur entier, certaines feuilles seulement ou certains éléments du classeur).

La commande Nouveau permet de créer un nouveau classeur vierge ou basé sur un modèle prédéfini, fourni avec Excel ou téléchargé sur Office.com.

La commande Ouvrir permet d’ouvrir un classeur existant. Elle liste les classeurs utilisés récemment. Elle permet également d’ouvrir un autre classeur qui se trouve dans les mémoires de masse de l’ordinateur, dans un espace OneDrive ou sur un ordinateur du réseau :

Les utilisateurs des anciennes versions d’Excel préfèreront peut-être utiliser la boîte de dialogue Ouvrir. Le cas échéant, appuyez sur Contrôle + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir en court-circuitant la vue Backstage.

Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d’enregistrer le classeur en cours d’édition sur les mémoires de masse de l’ordinateur ou sur votre espace OneDrive. Utilisez la commande Enregistrer si le classeur n’a jamais été sauvegardé. Utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer le classeur sous un autre nom.

La commande Imprimer permet de définir les paramètres d’impression et d’imprimer le classeur en cours.

La commande Partager est utilisée pour partager votre classeur par e-mail ou via OneDrive.

La commande Exporter permet de sauvegarder le classeur au format PDF ou XPS ou de l’exporter dans un des autres formats de fichiers supportés par Excel.

La commande Publier permet de publier vos rapports et vos tableaux de bord pour les partager avec vos collègues et vos amis.

La commande Fermer est utilisée pour fermer le classeur en cours d’édition. Si le classeur a été modifié depuis la dernière sauvegarde, Excel vous propose de le sauvegarder avant de le fermer.

La commande Compte permet de modifier :

• Le motif d’arrière-plan affiché en haut de la fenêtre.
• Le jeu de couleurs utilisé par Excel : Couleur, Gris foncé, Noir ou Blanc.
• Les services connectés à Excel. Cette fonctionnalité est pratique si vous prévoyez d’insérer des images, des vidéos ou des fichiers depuis un ou plusieurs comptes OneDrive ou Office 365 SharePoint.

La commande Votre avis permet de communiquer votre avis sur Excel ou d’émettre une suggestion.

Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres relatifs à l’exécution et à l’utilisation d’Excel.

Le ruban est composé de plusieurs onglets qui permettent d’accéder aux commandes les plus pertinentes dans chacun des domaines de travail de l’application. Dans chaque onglet, les commandes sont regroupées dans différentes catégories appelés groupes.

Les onglets par défaut ont pour nom Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage et Aide.

L’onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions telles que l’ouverture, la clôture, l’enregistrement, l’impression et le partage de classeurs.

L’onglet Accueil rassemble les commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, des polices, de l’alignement, des nombres, de la mise en forme des cellules, des styles et des outils d’édition.

L’onglet Insertion permet d’insérer différents éléments dans un classeur : des tableaux, des illustrations, des graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc.

L’onglet Mise en page contient tous les contrôles nécessaires pour mettre en forme vos feuilles de calcul.

L’onglet Formules donne accès à tout ce dont vous avez besoin pour créer des formules : une bibliothèque de fonctions, un gestionnaire de noms et un outil d’audit de formules.

L’onglet Données permet d’utiliser, de trier, de filtrer, de valider, de grouper et de dissocier des données provenant de sources externes.

L’onglet Révision est utilisé dans le cadre d’un travail en équipe. Il donne accès à des outils de vérification, permet d’ajouter des commentaires, de limiter l’accès à certaines cellules et bien d’autres choses encore.

L’onglet Affichage permet de choisir le mode d’affichage du classeur, d’afficher ou de cacher la barre de formules, le quadrillage et les en-têtes, de choisir un niveau de zoom et de gérer les fenêtres ouvertes.

Enfin, l’onglet Aide donne accès à différentes ressources pour vous aider dans votre utilisation quotidienne d’Excel.

Comme nous le verrons dans une autre section, Excel 2019 permet de créer vos propres onglets pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées en un seul emplacement.