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Vous avez créé un classeur que vous aimeriez partager avec vos collègues ? Utilisez le vérificateur d’accessibilité pour vous assurer que son contenu est accessible à tous.

Basculez sur l’onglet Révision du ruban et cliquez sur l’icône Vérifier l’accessibilité dans le groupe Accessibilité. Le volet Vérificateur d’accessibilité s’affiche dans la partie droite du document. Une ou plusieurs erreurs ou avertissements peuvent apparaître :

Ici par exemple, aucun texte de remplacement n’a été affecté à l’image insérée dans le classeur. Pour corriger ce problème, déroulez la liste qui correspond à l’image dans le volet Vérificateur d’accessibilité et cliquez sur Ajouter une description :

Entrez une ou deux phrases pour commenter l’image. Si un synthétiseur vocal pour malvoyant est relié à l’ordinateur, ces phrases seront prononcées lorsque le pointeur de la souris sera placé sur l’image.

D’une manière plus générale, pensez à ajouter un texte de remplacement pour tous les contenus visuels : images, graphiques SmartArt, formes, groupes, graphiques, objets incorporés, entrées manuscrites et vidéos. Pour cela, chaque fois que vous insérez une illustration dans un classeur, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier le texte de remplacement dans le menu contextuel pour définir le texte associé.

Un avertissement est également donné dans le volet du vérificateur d’accessibilité : le nom de la feuille est Feuil1, c’est-à-dire le nom défini par défaut par Excel. Préférez un nom plus explicite pour chaque feuille de calcul. Ceci afin de faciliter leur identification par des personnes déficientes visuelles. Veillez également à supprimer les feuilles vierges qui pourraient se trouver dans vos classeurs.

Si vous insérez un lien hypertexte dans une cellule, remplacez l’adresse URL par un texte plus facile à comprendre. Les lecteurs d’écran ne sont en effet pas très à l’aise lorsqu’ils doivent lire une adresse http ou https. Remplacez par exemple le texte du lien :

https://fr.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:Accueil_principal

Par :

Accès au site Wikipédia

Pour cela, cliquez sur la cellule qui contient le lien hypertexte, puis appuyez simultanément sur les touches Contrôle et K du clavier. La boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte s’affiche. Conservez l’adresse du lien, mais modifiez le texte qui s’affiche dans le classeur en agissant sur la zone de texte Texte à afficher :

Le nom d’un classeur doit décrire son contenu et indiquer sa date de création. Vous pouvez également ajouter un titre et un nom d’auteur au classeur. Ces informations sont accessibles en sélectionnant l’onglet Fichier dans le ruban.

Si vous définissez des tableaux dans vos classeurs, insérez systématiquement une ligne de titre pour chaque colonne et évitez de fractionner ou de fusionner des cellules. Ceci afin d’améliorer la compréhension du tableau par un lecteur d’écran.

Pour cela, assurez-vous que vous cochez la case Mon tableau comporte des en-têtes lorsque vous convertissez vos données en un tableau :

Un dernier conseil : ajoutez des indications sonores dans Excel. Pour cela, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Sélectionnez l’onglet Options d’ergonomie. Sous Options de retour, cochez la case Produire un retour sonore, choisissez un type de son dans la liste déroulante Modèle de sons et validez en cliquant sur OK :

En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.

Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer. Sélectionnez l’onglet Accueil dans le ruban. Cliquez sur l’icône Trier et filtrer dans le groupe Edition puis choisissez Filtrer dans le menu. De petites flèches apparaissent à côté de chaque en-tête de colonne. Cliquez sur la flèche de la colonne que vous voulez filtrer. Vous pouvez :

1. Limiter les données affichées en décochant une ou plusieurs cases.
2. Utiliser, selon le type des données, un filtre textuel ou numérique. Ici, par exemple, nous ne conservons que les lignes dans lesquelles le champ Valeur est supérieur à 100.

Bien entendu, il est possible de cumuler plusieurs filtres en agissant sur plusieurs colonnes.

Pour annuler un filtre dans une colonne, déroulez la liste correspondante et sélectionnez Effacer le filtre.

Enfin, pour arrêter le filtrage des données, cliquez sur l’icône Trier et filtrer du groupe Edition, puis choisissez Filtrer dans le menu.

Excel est en mesure de trier des données en se basant sur le type (numérique, date et heure, listes personnalisées) et/ou le format (couleur d’arrière-plan, couleur du texte et jeux d’icônes) des cellules.

1. Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier.
2. Sélectionnez l’onglet Accueil dans le ruban.
3. Cliquez sur l’icône Trier et filtrer dans le groupe Edition et choisissez la façon de trier la colonne. Les options proposées changent en fonction du contenu de la cellule sélectionnée.

Pour trier les données en utilisant plusieurs critères, sélectionnez le bloc à trier, cliquez sur l’icône Trier et filtrer, puis choisissez Tri personnalisé dans le menu. A titre d’exemple, nous allons trier les données par nom, puis par prénom dans la feuille suivante :

Le bloc à sélectionner est donc A2:D12.

Lorsque vous cliquez sur la commande Tri personnalisé, la boîte de dialogue Tri est affichée. Déroulez la liste déroulante Trier par et définissez la colonne à trier (ici, la colonne B). Le tri se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules. Cliquez sur Ajouter un niveau pour définir un deuxième critère de tri. Sélectionnez Colonne A dans la liste Puis par. Ici encore, le tri se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules.

Un clic sur OK et les données sont réorganisées alphabétiquement par noms, puis par prénoms.

Pour trier les données par couleurs ou par icônes, cliquez sur l’icône Trier et filtrer, puis choisissez Tri personnalisé dans le menu. Sélectionnez une colonne dans la liste déroulante Trier par puis un critère dans la liste déroulante Trier sur. Ici, par exemple, nous allons trier les données par couleur de cellule sur la colonne A. Cliquez sur OK pour trier les données.

Avec Excel 2019, vous pouvez facilement comparer deux versions d’un même classeur ou deux classeurs dont le contenu est proche. Voici comment procéder :

• Ouvrez les deux classeurs que vous voulez comparer.
• Sélectionnez l’onglet Affichage dans le ruban.
• Cliquez sur Côté à côte dans le groupe Fenêtre.

Vous pouvez maintenant faire défiler les deux classeurs en même temps pour identifier visuellement leurs différences.

Cet article va vous montrer comment coéditer en temps réel un classeur partagé entre son propriétaire (celui qui l’a créé et partagé) et un coéditeur désigné par le propriétaire.

Dans cet exemple :

• Le classeur pptx est sauvegardé dans l’espace OneDrive de son propriétaire avec la commande Enregistrer dans l’onglet Fichier du ruban. Il est ensuite partagé avec un coéditeur via l’onglet Partager. Pour cela, il suffit de cliquer sur Partager dans l’angle supérieur droit de la fenêtre, d’indiquer l’adresse mail du coéditeur, de préciser qu’il peut effectuer des modifications sur le classeur et de cliquer sur Partager pour lui envoyer le message de partage :

• Le document est ensuite ouvert par son propriétaire dans un navigateur Web à partir de son espace OneDrive. L’accès se fait à partir de la page live.com du propriétaire :

• Le coéditeur ouvre ensuite le classeur en cliquant sur le bouton d’édition dans le message qui lui a été envoyé :

Une fois le classeur ouvert, le coéditeur clique sur Modifier le classeur puis sur Modifier dans le navigateur :

Quelques instants plus tard, le classeur est prêt pour la coédition :

Lorsqu’il est modifié par le propriétaire ou par le coéditeur, la modification apparaît quasi-instantanément chez les deux coéditeurs.

Dans Excel 2019, il n’est pas nécessaire d’utiliser une calculatrice ou de définir des formules pour calculer rapidement une somme ou une moyenne : il suffit de sélectionner la zone qui contient les données. La somme et la moyenne apparaissent alors dans la zone de calcul automatique.

Si vous voulez afficher un autre calcul, cliquez du bouton droit sur la barre d’état d’Excel et choisissez l’opération désirée. Vous pourrez ainsi connaitre :

• Le nombre de cellules non vides.
• Le nombre de cellules sélectionnées.
• La valeur minimale de la sélection.
• La valeur maximale de la sélection.

Les fonctions utilisées dans Excel peuvent être de plusieurs types : financières, dates et heures, mathématiques, statistiques, etc. Pour illustrer le fonctionnement de l’Assistant Fonction, nous allons convertir des mètres en pieds.

La fonction à utiliser est CONVERT. Supposons que vous voulez connaitre l’équivalent en pieds de 150 mètres. La syntaxe de la fonction est la suivante :

= CONVERT(150 ;"m";"ft")

Si vous avez du mal à vous rappeler cette syntaxe, l’Assistant Fonction peut vous aider. Cliquez sur l’icône fx, à gauche de la barre de formule. Sélectionnez Ingénierie dans la liste déroulante Catégorie, CONVERT dans la zone de liste, puis cliquez sur OK.

Cette action affiche la boîte de dialogue Arguments de la fonction. Il vous suffit maintenant d’entrer les paramètres de la fonction et de cliquer sur OK pour l’insérer dans la cellule.