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Supposons que vous souhaitiez donner un nom à une plage de cellules qui contient les noms des commerciaux de votre société. Sélectionnez les cellules concernées, basculez sur l’onglet Formules du ruban, puis cliquez sur l’icône Définir un nom dans le groupe Noms définis. Tapez commerciaux dans la zone de texte Nom et cliquez sur OK.

Pour atteindre cette plage de cellules, il vous suffit désormais de taper commerciaux dans la zone Nom (à gauche de la barre de formule) et d’appuyer sur la touche Entrée.

Pour supprimer le nom d’une plage de cellules, cliquez sur l’icône Gestionnaire de noms, dans le groupe Noms définis, sous l’onglet Formules du ruban. Sélectionnez le nom que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer, sur OK, puis sur Fermer :

Pour créer une série de données, procédez comme ceci :

1. Tapez un nombre ou une date dans une cellule.
2. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle la série doit être créée.
3. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban.
4. Cliquez sur l’icône Recopier dans le groupe Edition et sélectionnez Série dans le menu. Cette action fait apparaître la boîte de dialogue Série de données.
5. Sélectionnez le type et le pas de la série, puis cliquez sur OK.

Par exemple, pour créer une série linéaire de pas 5, la boîte de dialogue Série de données doit être paramétrée comme suit :

Supposons que la valeur de départ soit 10 et que 5 cellules soient sélectionnées. Voici le résultat :

Lorsque vous cliquez sur une cellule qui contient une formule, cette dernière apparaît en clair dans la barre de formule. Dans certains cas, il peut être utile de ne pas afficher la formule dans la barre de formule. Pour ce faire :

1. Sélectionnez la cellule qui contient la formule à dissimuler.
2. Basculez sur l’onglet Accueil dans le ruban.
3. Cliquez sur l’icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez Format de cellule dans le menu.
4. Sélectionnez l’onglet Protection dans la boîte de dialogue Format de cellule.
5. Cochez la case Masquée puis cliquez sur OK.
6. Cliquez sur l’icône Format et choisissez Protéger la feuille dans le menu.
7. Assurez-vous que la case Protéger la feuille et le contenu des cellules verrouillées est cochée puis cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le constater, la formule n’est plus affichée dans la barre de formule. Il en sera de même pour toutes les cellules masquées.

Si vous décidez de réafficher la formule, cliquez sur l’icône Format dans le groupe Cellules et sélectionnez Ôter la protection de la feuille dans le menu. Vous pouvez également enlever le masque sur la cellule. Cliquez sur l’icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez Format de cellule dans le menu. Sélectionnez l’onglet Protection dans la boîte de dialogue Format de cellule, décochez la case Masquée puis cliquez sur OK.

Pour saisir une formule dans une cellule, commencez par cliquer sur cette cellule pour la sélectionner. Une ligne épaisse entoure alors la cellule. Tapez le signe = suivi par la formule.

Par exemple, pour calculer le prix total, sélectionnez le prix unitaire et multipliez-le par la quantité.

Ici, le prix unitaire se trouve dans la cellule B2 et la quantité dans la cellule C2. La formule à utiliser est donc la suivante :

= B2 * C2

Le résultat est immédiatement affiché.

Le montant total apparaît dans la cellule et la barre de formule affiche le détail de la formule.

Les noms des cellules peuvent être saisis indifféremment en caractères minuscules ou majuscules. Excel les convertit automatiquement en caractères majuscules.

Pour faciliter la saisie de la formule, vous pouvez cliquer sur les cellules impliquées dans le calcul. Par exemple, au lieu de taper =B2*C2, tapez =, cliquez sur la cellule B2, tapez *, puis cliquez sur la cellule C2.

Si les colonnes B et C contiennent d’autres données, vous pouvez étendre le calcul aux cellules inférieures en utilisant la poignée de recopie. Pointez la poignée de recopie, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la poignée vers le bas pour atteindre la dernière cellule concernée par le calcul. Les résultats apparaissent au relâchement du bouton gauche de la souris :

La fonctionnalité « Remplissage instantané » (ou Flash Fill) autorise la saisie semi-automatique de données lorsqu’un modèle est détecté par Excel.

À titre d’exemple, nous allons raisonner sur la colonne A, qui contient le prénom et le nom de plusieurs personnes. Nous allons utiliser le remplissage instantané pour recopier dans la colonne B le prénom (mais pas le nom) de chaque cellule.

Entrez le prénom Nancy dans la cellule B2. Ce prénom correspond à celui qui se trouve dans la cellule A2. Commencez à taper le prochain prénom dans la cellule B3. Excel remplit automatiquement la cellule courante et les cellules suivantes en isolant les prénoms. Si cela vous convient, appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter la liste.

Vous pouvez également utiliser le ruban pour parvenir au même résultat : entrez le premier prénom dans la cellule B2, cliquez sur la cellule B3, cliquez sur l’icône Recopier dans le groupe Edition, sous l’onglet Accueil et choisissez Remplissage instantané dans le menu.

Un autre exemple. Nous allons maintenant conserver les noms de famille et les afficher en majuscules dans la colonne C. Tapez DAVOLIO dans la cellule C2. Cliquez sur la cellule C3 et commencez à taper le deuxième nom de famille en majuscules. Les cellules suivantes sont automatiquement remplies avec un nom de famille affiché en majuscules. Si cela vous convient, appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter la liste.

Un dernier exemple. Nous allons maintenant combiner les données des colonnes B et C dans la colonne D. Tapez Nancy DAVOLIO dans la cellule D2, cliquez sur la cellule D3, commencez à remplir cette cellule avec le prénom et le nom de la deuxième personne. Il ne vous reste plus qu’à appuyer sur la touche Entrée pour compléter la liste.

Si vous saisissez Lundi dans une cellule et que vous étendez cette cellule en agissant sur sa poignée de recopie, les cellules voisines sont complétées avec les jours suivants.

Excel vous permet d’utiliser la même technique sur des listes personnalisées (des références, des produits ou des noms de clients par exemple). Pour étendre un élément de la liste personnalisée aux éléments suivants, il suffit d’agir sur la poignée de recopie.

Voyons comment créer une liste personnalisée. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Sélectionnez Options avancées dans le volet gauche. Déplacez la barre de défilement vertical pour atteindre la section Général, puis cliquez sur Modifier les listes personnalisées. Définissez la nouvelle liste dans la zone Entrée de la liste, en prenant le soin de séparer les entrées de la liste par une virgule. Cliquez sur OK puis à nouveau sur OK.

Ici par exemple, nous définissons une liste personnalisée contenant les prénoms Kévin, Eric, Lionelle, Laurence, Patricia et Michel :

Pour entrer tous ces prénoms dans des cellules contigües, tapez Kévin dans une cellule et étendez la sélection en agissant sur la poignée de recopie de la cellule contenant la valeur Kévin.

Plusieurs remarques pour terminer cette section :

Il n’est pas nécessaire de commencer par le premier élément de la liste. Par exemple, si vous insérez Eric dans une cellule et que vous étendez cette cellule, vous aurez les prénoms suivants dans les autres cellules. D’autre part, si la recopie est plus étendue que le nombre d’éléments de la liste, les entrées de la liste sont copiées à plusieurs reprises. Ici par exemple, lorsque Michel (la dernière entrée de la liste) a été inséré, la recopie reprend avec les premiers éléments de la liste (Kévin puis Eric) :

Supposons que vous ayez défini une liste personnalisée avec ces quatre mots :

Elève, Pépite, Salière, Icône

Si vous insérez le premier mot en minuscules et sans accent dans une cellule et que vous étendez cette cellule avec la poignée de recopie, les cellules voisines sont complétées avec la version minuscule accentuée des autres termes.

Si vous insérez la version majuscule non accentuée du premier mot dans une cellule et que vous étendez cette cellule avec la poignée de recopie, les cellules voisines sont complétées avec la version majuscule accentuée des autres termes.

Tout comme Word, Excel est en mesure de vérifier l’orthographe pendant la frappe.

Pour activer cette fonction :

• Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban.
• Cliquez sur Options.
• Sélectionnez l’onglet Vérification dans la partie gauche de la boîte de dialogue Options Excel.
• Cliquez sur Options de correction automatique.
• Cochez la case Correction en cours de frappe.

La partie inférieure de la boîte de dialogue affiche la liste des mots qui seront automatiquement corrigés pendant la frappe.

Pour créer une nouvelle entrée, renseignez les zones de texte Remplacer et Par, puis cliquez sur Ajouter.

La correction en cours de frappe peut être utilisée pour faciliter la saisie de phrases répétitives, longues et/ou compliquées. Par exemple, si vous tapez cqfd dans la zone Remplacer et ce qu’il fallait démontrer dans la zone Par, le texte cqfd est automatiquement remplacé par ce qu’il fallait démontrer lorsque vous le tapez.