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Cette rubrique va vous montrer comment définir un nouvel onglet dans le ruban pour y rassembler toutes les commandes que vous utilisez fréquemment. A titre d’exemple, nous allons créer l’onglet Mes commandes, le groupe Mes actions et y insérer l’icône Gérer les actions rapides.

Cliquez du bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu.

Cliquez sur Nouvel onglet.

Cliquez sur le nouvel onglet puis sur Renommer.

Donnez le nom Mes commandes au nouvel onglet et validez en cliquant sur OK.

Cliquez sur Nouveau groupe puis sur Renommer. Donnez le nom Mes actions au nouveau groupe puis cliquez sur OK.

L’onglet Mes actions étant sélectionné, choisissez Toutes les commandes dans la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes. Sélectionnez Gérer les actions rapides et cliquez sur Ajouter.

Cliquez sur OK pour définir le nouvel onglet.

Comme vous pouvez le voir, l’onglet Mes commandes est maintenant présent dans le ruban. Cliquez dessus pour le sélectionner. Cet onglet contient un seul groupe nommé Mes actions. Dans ce groupe, la commande Gérer les actions rapides est directement accessible.

Vous pouvez demander à Outlook de répondre automatiquement aux messages que vous recevez si vous êtes absent ou en vacances. Il suffit pour cela de créer une règle de réponse automatique.

Dans un premier temps, vous devez créer le message d’absence. Basculez sur l’onglet Courrier dans la barre de navigation. Cliquez sur l’icône Nouveau message électronique et tapez le texte que vous souhaitez utiliser dans la réponse automatique.

Basculez sur l’onglet Fichier dans la fenêtre de composition, puis cliquez sur Enregistrer sous. Sélectionnez Modèle Outlook dans la liste Type, donnez un nom à votre message, puis cliquez sur Enregistrer.

Fermez le message en cliquant sur sa case de fermeture. De retour dans la fenêtre principale d’Outlook, cliquez sur l’icône Règles dans le groupe Déplacer, et choisissez Gérer les règles et les alertes dans le menu. Cliquez sur Nouvelle règle. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant.

Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, cochez la case Où j’apparais dans la zone A et tout autre critère que vous souhaitez, puis cliquez sur Suivant.

Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, cochez la case Répondre en utilisant un modèle spécifique.

Sous Étape 2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.

Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez Modèles dans le fichier système dans la liste déroulante Rechercher dans.

Sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment, puis cliquez sur Ouvrir.

Cliquez sur Suivant.

S’il existe des exceptions à la réponse automatique, cochez les cases correspondantes puis cliquez sur Suivant.

Sous Étape 1: attribuez un nom à cette règle, définissez le nom de la nouvelle règle, cliquez sur Terminer, puis sur OK.

A partir de maintenant, une réponse indiquant votre absence sera systématiquement envoyée aux messages que vous recevrez.

Pour désactiver cette règle, cliquez sur Règles, choisissez Gérer les règles et les alertes dans le menu, décochez la règle correspondante, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.

Vous pouvez définir une règle pour afficher un message d’alerte chaque fois qu’un e-mail provenant d’un expéditeur particulier est reçu. Cliquez du bouton droit sur l’en-tête d’un message envoyé par cette personne, pointez Règles, puis cliquez sur Créer une règle. Cochez la case De (ici De YouTube). Cochez la case Afficher dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément. Si nécessaire, vous pouvez également cocher la case Emettre un signal sonore sélectionné et choisir un fichier audio à jouer quand un nouveau message est reçu de YouTube. Ici, par exemple, nous choisissons le fichier Alarm10.wav. Ce fichier provient du dossier Windows\Media du disque sur lequel Windows a été installé. Cliquez sur Ouvrir puis sur OK.

Maintenant, lorsqu’un message expédié par YouTube est reçu, une boîte d’alerte est affichée et une alarme sonore est émise.

Les messages reçus peuvent être placés automatiquement dans des dossiers spécifiques en fonction de leur expéditeur. Cette technique est très utile si vous recevez beaucoup de messages, ou si vous vous abonnez à une ou plusieurs listes de distribution.

Cliquez du bouton droit sur l’en-tête d’un message que vous voulez rediriger, pointez Règles, puis cliquez sur Créer une règle. Dans cet exemple, nous allons déplacer tous les messages envoyés par l’expéditeur amazon.fr dans le dossier Amazon. Cochez la case De Amazon.com, puis la case Déplacer l’élément vers le dossier. Le dossier Amazon n’existe pas encore. Nous allons donc le créer. Cliquez sur Nouveau. Tapez Amazon dans la zone de texte Nom et validez en cliquant sur OK. Sélectionnez le dossier qui vient d’être créé et cliquez sur OK.

Validez la nouvelle règle en cliquant sur OK. Outlook vous propose de l’appliquer aux messages déjà reçus. Si c’est ce que vous voulez faire, cochez la case Exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif puis validez en cliquant sur OK.

A partir de maintenant, tous les e-mails reçus de amazon.com seront redirigés vers le dossier Amazon.

Après avoir utilisé Outlook pendant quelques mois, votre boîte de réception contiendra probablement plusieurs centaines d’e-mails. Rassurez-vous, il est très simple de retrouver un message e-mail par son contenu.

Première méthode

Cliquez sur l’icône Courrier dans la barre de navigation. Cliquez sur l’icône Boîte de réception et tapez un terme spécifique à l’e-mail recherché dans le champ de recherche. Seuls les e-mails contenant ce terme apparaîtront dans le volet d’en-têtes.

Deuxième méthode

Pour limiter le nombre d’e-mails affichés, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Filtre de courrier d’Outlook. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur l’icône Filtre de courrier et choisissez un filtre dans le menu. Vous pourriez, par exemple, limiter l’affichage aux e-mails :

• reçus hier ;
• qui appartiennent à une catégorie spécifique ;
• qui sont marqués avec une importance élevée.

Troisième méthode

Si nécessaire, vous pouvez faire une recherche approfondie en utilisant l’onglet Recherche du ruban. Utilisez les icônes du groupe Affiner pour affiner votre recherche. A titre d’exemple, cliquez sur l’icône Important pour limiter les messages déjà filtrés aux seuls messages dont le drapeau Important est actif. Si nécessaire, cliquez sur Plus pour accéder à des critères de recherche complémentaires.

Lorsque vous aurez fini d’utiliser l’onglet Recherche, cliquez simplement sur l’icône Fermer la recherche pour arrêter le filtrage, accéder à tous les messages et masquer l’onglet Recherche.

Outlook 2016 est livré avec un correcteur orthographique et grammatical sophistiqué, qui peut être utilisé pendant la frappe au clavier. Pour activer la correction pendant la frappe, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez l’onglet Courrier dans la boîte de dialogue Options Outlook, puis cliquez sur Orthographe et correction automatique. Cochez les cases Vérifier l’orthographe au cours de la frappe et Vérifier la grammaire au cours de la frappe. Fermez les boîtes de dialogue ouvertes en cliquant à deux reprises sur OK.

A partir de maintenant, l’orthographe et la grammaire seront vérifiées pendant la frappe.

Toutes les messageries sont différentes et parfois, il peut être nécessaire d’ajuster le format de vos e-mails pour les rendre compatibles avec les messageries de vos destinataires. Outlook 2016 prend en charge trois formats de courrier électronique :

• Texte brut : ce format est supporté par toutes les messageries, mais il n’autorise aucune mise en forme du texte (gras, italique, couleur, etc.).
• Texte enrichi : ce format est supporté par Outlook 97 à 2016 et les versions 4.0 et supérieure du client Microsoft Exchange. Comme son nom le suggère, il autorise la mise en forme du texte.
• HTML : c’est le format par défaut dans Outlook. Il est compatible avec la plupart des messageries actuelles.

Pour définir le format par défaut des courriers électroniques, basculez sur l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez l’onglet Courrier dans la boîte de dialogue Options Outlook. Choisissez le format par défaut des messages dans la liste Composer les messages dans ce format, puis validez en cliquant sur OK.