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Les contacts mémorisés dans le module Contacts peuvent être utilisés comme une source de données lors d’un publipostage.

Première étape: Création de la lettre type

Dans un nouveau document Word, entrez le texte qui doit être repris dans chaque lettre.

Deuxième étape: Fusion

Sélectionnez l’onglet Publipostage dans le ruban.

Cliquez sur l’icône Démarrer la fusion et le publipostage dans le groupe de même nom et sélectionnez le type de document sur lequel vous travaillez. A titre d’exemple, nous allons sélectionner Messages électroniques pour créer un ePublipostage.

Cliquez sur l’icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez Sélectionner dans les contacts Outlook dans le menu. Désignez le dossier de contacts à importer et cliquez sur OK. Cochez tous les contacts auxquels doit parvenir le publipostage, puis cliquez sur OK.

Pour insérer des champs fusionnés dans la lettre type, cliquez sur la flèche à droite de l’icône Insérer un champ de fusion dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion et faites votre choix dans le menu. Insérez autant de champs que nécessaire en répétant le même processus.

Troisième étape : Publipostage

Lorsque tous les champs ont été insérés, cliquez sur l’icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et choisissez la destination de votre envoi. Ici, nous choisissons Envoyer des messages électroniques. Il ne reste plus qu’à compléter la boîte de dialogue Fusionner avec un message électronique et à cliquer sur OK pour lancer le publipostage.

Pour envoyer facilement des messages à un groupe de personnes, rien de tel qu’une liste de contacts. Outlook vous permet de créer autant de listes de contacts que vous le désirez. Voici comment procéder.

Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveaux éléments, pointez Autres éléments puis cliquez sur Groupe de contacts. Cette action affiche la fenêtre Groupe de contacts. Donnez un nom au groupe de contacts en renseignant la zone de texte Nom. Dans le groupe Membres, sous l’onglet Groupe de contacts du ruban, cliquez sur l’icône Ajouter des membres. Vous pouvez ajouter des personnes à partir de votre liste de contacts Outlook, de votre carnet d’adresses ou définir manuellement leurs coordonnées. Ici par exemple, nous allons ajouter manuellement deux contacts en sélectionnant Nouveau contact de messagerie dans la liste. La boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre s’affiche. Entrez le nom et l’adresse e-mail du premier contact, puis validez en cliquant sur OK. Recommencez le processus pour ajouter un deuxième contact dans la liste.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Enregistrer et fermer pour enregistrer la nouvelle liste de contacts.

Pour envoyer un message à votre liste de contacts, cliquez sur Nouveau message électronique, dans le groupe Nouveau, sous l’onglet Accueil du ruban. Cette action affiche la fenêtre de composition de message. Cliquez sur l’icône A. Sélectionnez votre liste de contacts dans la boîte de dialogue Choisir des noms, cliquez sur A, Cc ou Cci puis sur OK. Le message en cours de composition sera envoyé à tous les membres de la liste.

Pour gérer votre ou vos listes de contacts, cliquez sur l’icône Contacts dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre d’Outlook. La liste que vous venez de définir apparaît dans le deuxième volet de la fenêtre Contacts. Cliquez dessus. Les membres de la liste apparaissent dans le volet droit. Cliquez sur Modifier pour modifier la liste. La fenêtre Groupe de contacts s’affiche. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs membres dans la liste en cliquant sur Ajouter des membres. Vous pouvez également supprimer un ou plusieurs membres. Cliquez sur le membre à supprimer, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et fermer pour enregistrer toutes vos modifications dans la liste de contacts.

Enfin, pour supprimer une liste de contacts, cliquez dessus dans la fenêtre Contacts et appuyez sur la touche Suppr du clavier.

Le module Contacts peut être utilisé dans de nombreux domaines. Entre autres, il simplifie grandement la saisie des adresses e-mail :

• Dans une fenêtre de composition de message, vous pouvez cliquer sur A, Cc et Cci pour remplir les champs correspondants en utilisant les informations mémorisées dans le module Contacts.
• Dans le module Calendrier, lorsque vous définissez une nouvelle réunion, vous pouvez utiliser le bouton A pour éviter la saisie de l’adresse e-mail du destinataire.

Pour afficher les informations relatives à un contact, cliquez sur l’icône Contacts dans la barre de navigation, puis cliquez sur le contact. Les informations concernant le contact apparaissent dans la partie droite de la fenêtre. Pour les modifier ou les compléter, cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant modifier les informations existantes ou en ajouter de nouvelles en cliquant sur les icônes en forme de plus. Ici par exemple, nous ajoutons le numéro de téléphone personnel du contact. Modifiez ou ajoutez autant d’informations que vous le souhaitez puis cliquez sur Enregistrer pour les sauvegarder.

Dans la partie droite de la fenêtre, sous l’onglet CONTACT, vous pouvez planifier une réunion avec le contact ou lui envoyer un message en cliquant sur les liens correspondants.

L’onglet NOTES permet d’attacher des notes au contact. Par exemple, vous pouvez indiquer l’endroit où vous l’avez rencontré pour la première fois, ou encore indiquer les sujets qu’il ne faut pas aborder avec lui.

Le module Contacts est utilisé pour mémoriser les informations concernant vos contacts e-mail.

Pour ajouter un contact dans le module Contacts, ouvrez un message e-mail envoyé par la personne que vous voulez référencer. Cliquez du bouton droit sur le champ De, c’est-à-dire sur l’adresse e-mail de votre correspondant, et sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu.

Saisissez toute autre information qui vous parait utile, cliquez sur Enregistrer, puis fermez la fenêtre Contact. Le nouveau contact est maintenant référencé dans le module Contacts.

Dans la rubrique « Cartes de visite », vous avez appris à insérer une carte de visite existante dans vos messages e-mail. Cette rubrique va vous montrer comment créer et personnaliser votre propre carte de visite.

Le module Courrier étant sélectionné dans la barre de navigation, cliquez sur l’icône Carnet d’adresses, dans le groupe Rechercher, sous l’onglet Accueil du ruban.

Dans la fenêtre du carnet d’adresses, lancez la commande Nouvelle entrée dans le menu Fichier. Sélectionnez Nouveau contact et validez en cliquant sur OK.

Complétez les informations concernant le nouveau contact. Définissez en particulier le nom du contact, sa société, son adresse e-mail, son site Web et son téléphone.

La carte de visite est automatiquement complétée en conséquence. Pour aller plus loin dans sa personnalisation, cliquez du bouton droit sur son aperçu et sélectionnez Modifier la carte de visite dans le menu. Vous pouvez :

• Modifier la couleur d’arrière-plan.
• Insérer une image.
• Choisir les champs qui doivent être affichés.

Lorsque la carte de visite a l’allure souhaitée, cliquez sur OK, puis sur Enregistrer et fermer.

La zone de texte Rechercher Calendrier permet de trouver des informations textuelles dans un calendrier. Lorsque vous tapez un ou plusieurs mots dans la zone de recherche, l’affichage est filtré pour donner accès aux occurrences du terme recherché.

Si vous ne trouvez pas l’information que vous cherchez, vous pouvez vous servir de l’onglet Recherche du ruban.

Cliquez sur l’icône Plus du groupe Affiner et choisissez les informations que vous voulez voir apparaître dans la feuille d’interrogation. Par exemple, vous pouvez ajouter le champ Emplacement pour filtrer le calendrier sur le lieu des rendez-vous et réunions, ou encore le champ Début pour filtrer le calendrier sur la date de début des rendez-vous et réunions.

Lorsque vous aurez fini d’utiliser la feuille d’interrogation, cliquez sur Fermer la recherche, dans le groupe Fermer, pour revenir à un affichage plus traditionnel dans lequel tous les contrôles supplémentaires sont masqués.