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Outlook 2016 vous permet d’utiliser un papier à lettres pour donner un aspect personnel à vos messages e-mail. Vous pouvez appliquer un papier à lettres à tous les nouveaux messages, réponses et transferts, ou, de façon unique, à un seul message. Voyons comment procéder.

Pour définir un papier à lettres qui sera utilisé pour tous vos nouveaux messages, réponses et transferts, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’affiche Sélectionnez l’onglet Courrier dans le volet gauche, puis cliquez sur Papier à lettres et polices dans le volet droit. La boîte de dialogue Signatures et thèmes s’affiche :

Sous Thème personnel, cliquez sur Thème, choisissez un des thèmes proposés et validez en cliquant sur OK :

Vous pouvez utiliser la police du thème ou choisir d’utiliser une autre police pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts de message ou simplement pour les réponses et les transferts de messages. Lorsque les réglages de la boîte de dialogue Signatures et thèmes vous conviennent, cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK pour les enregistrer. Désormais, tous vos nouveaux messages utiliseront le thème que vous venez de choisir.

Par la suite, si vous désirez désactiver l’utilisation systématique de ce papier à lettres, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, sélectionnez l’onglet Courrier dans le volet gauche, puis cliquez sur Papier à lettres et polices dans le volet droit. Dans la boîte de dialogue Signatures et thèmes, cliquez sur Thème, choisissez Aucun thème, puis validez en cliquant sur OK, sur OK, puis à nouveau sur OK.

Pour appliquer un papier à lettres de façon unique sur un message en cours d’écriture, basculez sur l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur l’icône Nouveaux éléments du groupe Nouveau, pointez Message en utilisant et cliquez sur D’avantage de papiers à lettres. La boîte de dialogue Thème ou modèle s’affiche. Choisissez un thème et cliquez sur OK :

Une nouvelle fenêtre de composition de message s’ouvre. Il ne vous reste plus qu’à composer le message et à l’envoyer en cliquant sur Envoyer.

Si les critères de recherche prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez créer un dossier de recherche personnalisé.

Cliquez du bouton droit sur Dossiers de recherche dans le volet des dossiers, puis sur Dossier de recherche. La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche apparaît. Dans la liste Sélectionner un dossier de recherche, sous Personnalisé, sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé. Cliquez sur Choisir. Donnez un nom au dossier de recherche personnalisé, cliquez sur Critères et sélectionnez une ou plusieurs options dans la boîte de dialogue :

• L’onglet Messages permet de définir plusieurs paramètres : le critère de recherche, l’emplacement de la recherche, l’expéditeur, les autres destinataires, la date, etc.
• L’onglet Autres choix donne accès à plusieurs autres critères de sélection, tels que la présence ou l’absence de pièces jointes, l’importance ou l’indicateur du message.
• L’onglet Options avancées donne accès à des critères de sélection très précis via la liste déroulante Champ.

A titre d’exemple, nous allons créer un dossier de recherche personnalisé pour faciliter l’accès accéder aux messages envoyés par amazon.fr, et où le mot « Kindle » apparaît dans le champ Objet. Pour ce faire :

• Cliquez sur Dossiers de recherche puis sur Dossier de recherche.
• Sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé.
• Cliquez sur Choisir et donnez le nom Amazon Kindle à la recherche personnalisée.
• Cliquez sur Critères.
• Sous Messages, tapez Kindle dans la zone de texte Rechercher.
• Choisissez champ Objet uniquement dans la liste Dans.
• Cliquez sur De, sélectionnez fr dans les contacts, cliquez sur De puis sur OK.
• Cliquez à trois reprises sur OK pour fermer les boîtes de dialogue ouvertes.

Le dossier de recherche personnalisé est immédiatement opérationnel. Il suffit de cliquer dessus pour filtrer les messages.

Les dossiers de recherche sont des dossiers virtuels destinés à filtrer vos e-mails. Pour créer un dossier de recherche, cliquez du bouton droit sur Dossiers de recherche dans le volet des dossiers, puis sur Dossier de recherche. La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche apparaît.

Voyons comment créer un dossier de recherche qui rassemble les e-mails envoyés par l’adresse admin@mediaforma.com :

• Dans la liste Sélectionner un dossier de recherche, sous Courrier électronique de contacts et de listes, sélectionnez Courrier émanant de contacts spécifiques.
• Entrez l’adresse e-mail de la personne concernée dans la zone de texte Afficher le courrier provenant de ces contacts. Pour cela, cliquez sur Choisir, désignez un contact dans votre carnet d’adresses, cliquez sur De, puis sur OK.
• Cliquez enfin sur OK pour créer le dossier de recherche. Vous pouvez l’utiliser comme s’il s’agissait d’un dossier réel.

Lorsqu’un dossier de recherche a été créé, il est toujours possible de modifier les critères de recherche. Cliquez du bouton droit sur le dossier de recherche et sélectionnez Personnaliser ce dossier de recherche dans le menu. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Critères et modifier les critères de sélection. Ici par exemple, nous allons limiter l’affichage aux e-mails envoyés par un autre contact de la liste. Cliquez sur OK pour confirmer le nouveau réglage.

Enfin, pour retirer un dossier de recherche, cliquez du bouton droit sur ce dossier et sélectionnez Supprimer le dossier dans le menu. Le dossier de recherche est supprimé après confirmation. Bien entendu, les e-mails qui ont été répertoriés dans ce dossier ne sont pas supprimés de leurs dossiers d’origine.

Pour faire des recherches dans une boîte de réception, sélectionnez cette boîte dans le volet gauche, puis cliquez dans la zone de texte Rechercher du deuxième volet. Vous pouvez également appuyez simultanément sur les touches Ctrl et E pour donner le focus à la zone de texte Rechercher. Tapez ce que vous recherchez. Outlook filtre les en-têtes affichés dans le deuxième volet au fur et à mesure que vous entrez des caractères.

Si nécessaire, utilisez la liste déroulante à droite de la zone de recherche pour choisir le ou les dossiers de recherche. Choisissez :

• Dossier actuel pour limiter la recherche au dossier sélectionné dans le premier volet d’Outlook et dans ses sous-dossiers.
• Sous dossiers pour limiter la recherche aux sous-dossiers du dossier sélectionné dans le premier volet d’Outlook.
• Boîte aux lettres actuelle pour axer la recherche sur tous les dossiers de la boîte aux lettres sélectionnée dans le premier volet d’Outlook.
• Toutes les boîtes aux lettres pour rechercher dans toutes les boîtes aux lettres.
• Tous les éléments Outlook pour rechercher dans tous les dossiers de toutes les boîtes aux lettres, mais aussi dans les dossiers personnels et les dossiers d’archives, s’ils existent.

La section Favoris est affichée dans la partie supérieure du volet des dossiers. Elle facilite l’accès aux dossiers de courrier que vous utilisez le plus souvent.

Pour ajouter un dossier aux favoris, faites-le glisser du volet des dossiers dans la section Favoris. Vous pouvez également cliquer du bouton droit sur ce dossier et sélectionner Afficher dans les Favoris dans le menu.

Si nécessaire, les dossiers affichés dans la section Favoris peuvent être réorganisés en utilisant la technique du glisser-déposer de Windows.

Les dossiers affichés dans la section Favoris sont des dossiers virtuels. En d’autres termes, il s’agit de raccourcis vers les dossiers réels. A tout moment, vous pouvez supprimer un dossier favori sans pour autant supprimer le dossier réel auquel il fait référence : cliquez du bouton droit sur le dossier favori à supprimer et sélectionnez Supprimer du dossier Favoris dans le menu.

Outlook 2016 permet d’alléger votre boîte de réception en supprimant les messages qui ne vous sont plus utiles.

Lorsqu’une conversation n’a plus d’intérêt, vous pouvez la supprimer ainsi que les tous les nouveaux messages qui y seraient rattachés. Basculez sur l’onglet Accueil dans le ruban. Sélectionnez la conversation et cliquez sur Supprimer, dans le groupe Supprimer. Tous les messages de la conversation sont placés dans le dossier Éléments supprimés. Si un ou plusieurs autres messages en rapport avec cette conversation sont reçus, ils seront également placés dans le dossier Éléments supprimés.

Dans une conversation, lorsqu’un message répond à un autre, il reprend souvent le texte des messages précédents. Vous pouvez alléger le texte redondant, et donc réduire la taille du dossier dans lequel sont stockés les messages. Cliquez sur un des messages de la conversation, puis sur l’icône Nettoyer, dans le groupe Supprimer, sous l’onglet Accueil du ruban.

Choisissez :

• Nettoyer la conversation pour supprimer le texte redondant dans la conversation,
• Nettoyer le dossier pour supprimer le texte redondant dans toutes les conversations du dossier sélectionné,
• Nettoyer le dossier et les sous-dossiers pour supprimer le texte redondant dans toutes les conversations du dossier sélectionné et de ses sous-dossiers.