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Pour envoyer et recevoir des messages électroniques, vous devez créer un compte e-e-mail. Pour cela, il vous « suffit » de saisir les différentes informations de connexion relatives à votre adresse e-e-mail.

Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban. L’onglet Informations est automatiquement sélectionné dans le volet gauche de la vue Backstage. Cliquez sur Ajouter un compte. Une boîte de dialogue vous demande de saisir votre adresse de messagerie :

Entrez votre adresse et cliquez sur Connexion. Saisissez le mot de passe correspondant et cliquez sur OK.

Si tout s’est bien passé, votre compte e-e-mail est opérationnel. Dans le cas contraire, vous devrez saisir les informations sur le compte de façon manuelle. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban. L’onglet Informations est automatiquement sélectionné dans le volet gauche de la vue Backstage. Cliquez sur Ajouter un compte. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, entrez l’adresse e-e-mail, cliquez sur Options avancées, cochez la case Configurer mon compte manuellement, puis cliquez sur Connexion. Choisissez le type du compte et laissez-vous guider par l’assistant de configuration :

Quelques instants plus tard, votre adresse e-e-mail a été configurée dans Outlook.

Le ruban est composé de plusieurs onglets qui donnent accès aux commandes les plus pertinentes dans chacun des domaines de travail de l’application. A l’intérieur des différents onglets, les commandes sont regroupées dans plusieurs catégories appelés groupes.

Les onglets par défaut ont pour nom Fichier, Accueil, Envoi/Réception, Dossier, Affichage et Aide.

L’onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions telles que le paramétrage des comptes e-e-mail, la gestion des règles et alertes, l’impression des messages et le paramétrage d’Outlook.

L’onglet Accueil donne accès aux commandes les plus courantes : nouveau message, rendez-vous, réunion, contact ou tâche, actions rapides, déplacements, règles, indicateurs, etc.

L’onglet Envoi/Réception rassemble les commandes liées à l’envoi et la réception d’e-mails.

L’onglet Dossier permet de créer de nouveaux dossiers, mais aussi de copier, nettoyer et supprimer des dossiers existants.

L’onglet Affichage permet de personnaliser l’affichage dans la fenêtre d’Outlook.

Enfin, l’onglet Aide donne accès à différentes ressources pour vous aider dans votre utilisation quotidienne d’Outlook.

Comme nous le verrons dans un autre sujet, Outlook vous permet aussi de créer vos propres onglets afin de regrouper les commandes que vous utilisez le plus fréquemment.

Pour lancer Outlook, cliquez sur Démarrer, tapez outlook dans l’écran d’accueil, puis cliquez sur Outlook dans la partie supérieure du menu Démarrer. Si vous utilisez Outlook chaque fois que vous lancez Windows, pourquoi ne pas démarrer automatiquement cette application à chaque nouvelle session ? Ouvrez l’Explorateur de fichiers. Cliquez dans la barre d’adresse. Tapez %APPDATA%\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup et appuyez sur la touche Entrée. Cette action ouvre le dossier Démarrage. Pour lancer Outlook chaque fois que vous démarrez Windows, vous devez créer un raccourci vers Outlook dans ce dossier.

Appuyez sur la touche Windows du clavier, tapez outlook, cliquez du bouton droit sur l’entrée Outlook , dans la partie supérieure du menu Démarrer, et sélectionnez Ouvrir l’emplacement du fichier dans le menu. Le dossier Programmes s’ouvre dans le Gestionnaire de fichiers. Cliquez-droit sur l’icône Outlook et faites-la glisser sur le dossier Démarrage.

Une bulle d’aide affiche Déplacer vers Démarrage. Ce n’est pas ce que vous voulez faire. Au relâchement du bouton droit de la souris, sélectionnez Créer les raccourcis ici dans le menu. Un raccourci vers Outlook est créé dans le dossier de démarrage de Windows. A partir de maintenant, Outlook sera automatiquement exécuté à chaque démarrage de Windows.

Cet article va vous montrer comment définir un nouvel onglet dans le ruban pour y rassembler toutes les commandes que vous utilisez fréquemment. A titre d’exemple, nous allons créer l’onglet Mes commandes, le groupe Mes actions et y insérer l’icône Gérer les actions rapides.

Cliquez du bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu. La boîte de dialogue Options Outlook s’affiche, onglet Personnaliser le ruban sélectionné.

Cliquez sur Nouvel onglet.

Cliquez sur le nouvel onglet puis sur Renommer.

Donnez le nom Mes commandes au nouvel onglet et validez en cliquant sur OK.

Cliquez sur Nouveau groupe puis sur Renommer. Donnez le nom Mes actions au nouveau groupe puis cliquez sur OK.

L’onglet Mes actions étant sélectionné, choisissez Toutes les commandes dans la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes. A titre d’exemple, sélectionnez Gérer les actions rapides et cliquez sur Ajouter.

Cliquez sur OK pour définir le nouvel onglet.

Comme vous pouvez le voir, l’onglet Mes commandes est maintenant présent dans le ruban. Cliquez dessus pour le sélectionner. Cet onglet contient un seul groupe nommé Mes actions. Dans ce groupe, la commande Gérer les actions rapides est directement accessible. Il suffit de cliquer dessus pour afficher la boîte de dialogue Gérer les actions rapides.

Si nécessaire, le nouvel onglet peut être librement repositionné. Cliquez du bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu. La boîte de dialogue Options Outlook s’affiche, onglet Personnaliser le ruban sélectionné. Pointez l’entrée Mes commandes dans la seconde zone de liste. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez cette entrée à un autre emplacement. Ici par exemple, l’entrée Mes commandes a été déplacée en première position dans le ruban. Validez en cliquant sur OK. Comme vous pouvez le constater, l’onglet Mes commandes se trouve maintenant entre les onglets Fichier et Accueil.

Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer le nouvel onglet. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie droite de la boîte de dialogue Options Outlook, puis cliquez sur Supprimer. Validez en cliquant sur OK. Comme vous pouvez le constater, l’onglet Mes commandes n’est plus affiché dans le ruban.

Vous pouvez demander à Outlook de répondre automatiquement aux messages que vous recevez si vous êtes absent ou en vacances. Il suffit pour cela de créer une règle de réponse automatique.

Dans un premier temps, vous devez créer le message d’absence. Basculez sur l’onglet Courrier dans la barre de navigation. Cliquez sur l’icône Nouveau courrier et tapez le texte que vous souhaitez utiliser dans la réponse automatique.

Basculez sur l’onglet Fichier dans la fenêtre de composition, puis cliquez sur Enregistrer sous. Sélectionnez Modèle Outlook dans la liste Type. Le dossier Templates est automatiquement sélectionné. Donnez un nom à votre message, puis cliquez sur Enregistrer :

Fermez le message en cliquant sur sa case de fermeture et indiquez que vous ne voulez pas enregistrer les modifications. De retour dans la fenêtre principale d’Outlook, basculez sur l’onglet Accueil du ruban s’il n’est pas déjà sélectionné. Cliquez sur l’icône Règles dans le groupe Déplacer, et choisissez Gérer les règles et les alertes dans le menu. Cliquez sur Nouvelle règle. La boîte de dialogue Assistant Gestion des messages s’affiche. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant.

Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, cochez la case Où j’apparais dans la zone A et tout autre critère que vous souhaitez, puis cliquez sur Suivant.

Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, cochez la case Répondre en utilisant un modèle spécifique.

Sous Étape 2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.

Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez Modèles dans le fichier système dans la liste déroulante Rechercher dans.

Sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment, puis cliquez sur Ouvrir.

Cliquez sur Suivant.

S’il existe des exceptions à la réponse automatique, cochez les cases correspondantes puis cliquez sur Suivant.

Sous Étape 1: attribuez un nom à cette règle, définissez le nom de la nouvelle règle, cliquez sur Terminer, puis sur OK.

A partir de maintenant, une réponse indiquant votre absence sera systématiquement envoyée aux messages que vous recevrez.

Pour désactiver cette règle, cliquez sur Règles, choisissez Gérer les règles et les alertes dans le menu, décochez la règle correspondante, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.

Vous pouvez définir une règle pour afficher un message d’alerte chaque fois qu’un e-mail provenant d’un expéditeur particulier est reçu. Cliquez du bouton droit sur l’en-tête d’un message envoyé par cette personne, pointez Règles, puis cliquez sur Créer une règle. Cochez la case De (ici De Mediaforma). Cochez la case Afficher dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément. Si nécessaire, vous pouvez également cocher la case Emettre un signal sonore sélectionné et choisir un fichier audio à jouer quand un nouveau message est reçu de Mediaforma. Ici, par exemple, nous choisissons le fichier Alarm10.wav. Ce fichier provient du dossier Windows\Media du disque sur lequel Windows a été installé. Cliquez sur Ouvrir puis sur OK.

Maintenant, lorsqu’un message expédié par Mediaforma est reçu, une boîte d’alerte est affichée et une alarme sonore est émise.

Les messages reçus peuvent être placés automatiquement dans des dossiers spécifiques en fonction de leurs expéditeurs. Cette technique est très utile si vous recevez beaucoup de messages, ou si vous vous abonnez à une ou plusieurs listes de distribution.

Cliquez du bouton droit sur l’en-tête d’un message que vous voulez rediriger, pointez Règles, puis cliquez sur Créer une règle. Dans cet exemple, nous allons déplacer tous les messages envoyés par l’expéditeur amazon.fr dans le dossier Amazon. Cochez la case De Amazon.fr, puis la case Déplacer l’élément vers le dossier. La boîte de dialogue Règles et alertes s’affiche. Le dossier Amazon n’existe pas encore. Nous allons donc le créer. Cliquez sur Nouveau. Tapez Amazon dans la zone de texte Nom et validez en cliquant sur OK.

Sélectionnez le dossier qui vient d’être créé et cliquez sur OK.

Validez la nouvelle règle en cliquant sur OK. Outlook vous propose de l’appliquer aux messages déjà reçus. Si c’est ce que vous voulez faire, cochez la case Exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif puis validez en cliquant sur OK.

A partir de maintenant, tous les e-mails reçus de amazon.fr seront redirigés vers le dossier Amazon.

À tout moment, vous pouvez modifier ou supprimer les règles que vous avez créées. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban. Cliquez sur l’icône Règles du groupe Déplacer et cliquez sur Gérer les règles et les alertes dans le menu. Cette action affiche la boîte de dialogue Règles et alertes.

Pour modifier une règle, sélectionnez-la dans la première zone de liste et utilisez les liens de la seconde zone de liste (1). Pour supprimer une règle, sélectionnez-la dans la première zone de liste et cliquez sur Supprimer (2) :