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Dès son lancement, Outlook peut afficher une page d’accueil. Baptisée « Outlook Aujourd’hui », cette page synthétise toutes les informations du jour : derniers messages arrivés, prochains rendez-vous, tâches à effectuer, etc.

Pour afficher la page Outlook Aujourd’hui, cliquez sur Courrier dans la barre de navigation, puis sur l’icône qui représente votre messagerie, dans la partie supérieure du volet des dossiers.

Pour personnaliser la page Outlook Aujourd’hui, cliquer sur Personnaliser Outlook Aujourd’hui, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre. Cochez la case Au démarrage, aller directement à Outlook aujourd’hui pour afficher automatiquement cette page dès l’ouverture d’Outlook. Vous pouvez également choisir les dossiers à afficher dans Outlook Aujourd’hui, le nombre de jours pris en compte dans le module Calendrier, les tâches à afficher et le style d’affichage.

Cliquez sur Enregistrer les modifications pour mémoriser le nouveau paramétrage et retourner à la page Outlook Aujourd’hui.

A titre d’information, vous pouvez à tout moment avoir un aperçu de votre calendrier et de vos tâches en pointant le libellé correspondant dans la barre de navigation.

Les notes d’Outlook sont l’équivalent électronique des post-it. Vous pouvez les utiliser pour noter des idées, des questions qui vous sont posées ou tout autre sujet dont vous voulez vous rappeler.

Pour créer une nouvelle note, cliquez sur les points de suspension dans la barre de navigation, sur Notes puis sur Nouvelle note.

Tapez le texte de la note, puis cliquez sur sa case de fermeture.

Pour afficher le contenu d’une note, double-cliquez sur son icône.

Il est possible d’ouvrir plusieurs notes simultanément. Maintenez la touche Contrôle enfoncée et cliquez consécutivement sur chacune des notes à ouvrir. Cliquez du bouton droit sur l’une d’entre elles et choisissez Ouvrir dans le menu.

Pour supprimer une note, cliquez du bouton droit sur son icône dans le module Notes et sélectionnez Supprimer dans le menu. La suppression est immédiate et ne demande aucune confirmation.

Il est souvent pratique d’avoir une sortie papier des tâches qui vous incombent. Cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Imprimer.

Vous pouvez utiliser les options par défaut ou cliquer sur Options d’impression pour paramétrer l’impression. Choisissez l’imprimante à utiliser, les pages à imprimer et le nombre de copies. Dans le cas d’une impression multiple, cochez la case Copies assemblées si vous souhaitez imprimer des jeux de copies séparés. Dans le groupe d’options Etendue de pages, sélectionnez Tout pour imprimer toutes les tâches ou Pages pour n’imprimer que les pages spécifiées.

Si nécessaire, cliquez sur Mise en page pour définir précisément la mise en page :

• Sous l’onglet Format, choisissez les polices à utiliser pour les en-têtes et les tâches.
• Sous l’onglet Papier, définissez le type et le format du papier, ainsi que la taille des marges.
• Sous l’onglet En-tête / pied de page, tapez le texte qui sera affiché dans les parties supérieure et inférieure de chaque page imprimée.

Cliquez sur OK puis sur Imprimer pour lancer l’impression.

Dans la section dédiée au module Calendrier, vous avez appris à définir une nouvelle tâche. Par défaut, cette tâche vous est attribuée et c’est vous qui êtes responsable de son accomplissement. Vous allez maintenant découvrir comment attribuer une tâche à une autre personne.

Pour attribuer une nouvelle tâche à une autre personne, cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban, puis cliquez sur l’icône Nouvelle tâche, dans le groupe Nouveau du ruban. Dans la fenêtre Tâche, cliquez sur l’icône Affecter une tâche, dans le groupe Gérer. Définissez les paramètres demandés dans la fenêtre Tâche et cliquez sur Envoyer pour attribuer la nouvelle tâche.

Pour attribuer une tâche déjà définie à une autre personne, sélectionnez le module Tâches dans le volet de navigation, puis double-cliquez sur la tâche que vous souhaitez réattribuer. Sous l’onglet Tâche du ruban, dans le groupe Gérer, cliquez sur l’icône Affecter une tâche.

Dans la zone de texte A, entrez l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez attribuer la tâche. Cochez ou décochez les cases Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée. Cliquez enfin sur Envoyer pour envoyer la tâche à son nouveau destinataire :

Pour faciliter l’accès à vos contacts préférés, vous pouvez les épingler dans la barre de navigation. Basculez sur le module Contacts, cliquez du bouton droit sur le contact concerné et sélectionnez Ajouter aux Favoris dans le menu.

A partir de maintenant, il vous suffit de survoler le libellé Contacts dans la barre de navigation pour accéder à ce contact.

Vous pouvez :

• Lui envoyer un e-mail en cliquant sur l’icône Envoyer un courrier électronique.
• Accéder aux informations de ce contact en double-cliquant sur son nom.
• Le supprimer des Favoris. Cliquez sur l’icône Ancrer l’aperçu, dans l’angle supérieur droit de l’aperçu des Favoris. Le volet FAVORIS s’affiche dans la partie droite de la fenêtre d’Outlook. Cliquez du bouton droit sur le nom du contact à supprimer des Favoris et sélectionnez Supprimer des Favoris dans le menu.

Cliquez sur l’icône Contacts dans la barre de navigation, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Imprimer.

Cliquez sur Options d’impression. Cette action affiche la boîte de dialogue Imprimer. Ici, vous pouvez choisir l’imprimante à utiliser, les pages à imprimer et le nombre de copies. Dans le cas d’une impression multiple, cochez la case Copies assemblées si vous souhaitez imprimer des jeux de copies séparés. Choisissez un style d’impression dans le groupe Style d’impression.

Si nécessaire, cliquez sur Mise en page pour préciser la façon dont les contacts seront imprimés :

• Sous l’onglet Format, choisissez les éléments à imprimer et leur disposition, ainsi que les polices à utiliser pour les en-têtes et le texte.
• Sous l’onglet Papier, définissez le type et le format du papier, ainsi que la taille des marges.
• Sous l’onglet En-tête / pied de page, entrez le texte qui sera affiché dans les parties supérieure et inférieure de chaque page imprimée.

Les contacts mémorisés dans le module Contacts peuvent être utilisés comme une source de données lors d’un publipostage.

Première étape: Création de la lettre type

Dans un nouveau document Word, entrez le texte qui doit être repris dans chaque lettre.

Deuxième étape: Fusion

Sélectionnez l’onglet Publipostage dans le ruban.

Cliquez sur l’icône Démarrer la fusion et le publipostage dans le groupe de même nom et sélectionnez le type de document sur lequel vous travaillez. A titre d’exemple, nous allons sélectionner Courriers pour créer un mailing.

Cliquez sur l’icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez Sélectionner dans les contacts Outlook dans le menu. Désignez le dossier de contacts à importer et cliquez sur OK.

Cochez tous les contacts auxquels doit parvenir le publipostage, puis cliquez sur OK :

Pour insérer des champs fusionnés dans la lettre type, cliquez sur la flèche sous l’icône Insérer un champ de fusion dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion et faites votre choix dans le menu. Insérez autant de champs que nécessaire en répétant le même processus.

Troisième étape : Publipostage

Lorsque tous les champs ont été insérés, cliquez sur l’icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et choisissez la destination de votre envoi. Ici, nous choisissons Envoyer des courriers. Il ne reste plus qu’à compléter la boîte de dialogue Fusionner avec un courrier et à cliquer sur OK pour lancer le publipostage.