All posts in Outlook 2019

Pour envoyer facilement des messages à un groupe de personnes, rien de tel qu’une liste de contacts. Outlook vous permet de créer autant de listes de contacts que vous le désirez. Voici comment procéder.

Le module Courrier ou Contact étant sélectionné dans le volet des dossiers, basculez sur l’onglet Accueil du ruban. Cliquez sur Nouveaux éléments dans le groupe Nouveau, pointez Autres éléments puis cliquez sur Groupe de contacts. Cette action affiche la fenêtre Groupe de contacts. Donnez un nom au groupe de contacts en renseignant la zone de texte Nom. Dans le groupe Membres, sous l’onglet Groupe de contacts du ruban, cliquez sur l’icône Ajouter des membres. Vous pouvez ajouter des personnes à partir de votre liste de contacts Outlook, de votre carnet d’adresses ou définir manuellement leurs coordonnées.

Ici par exemple, les contacts vont être ajoutés depuis la liste de contacts Outlook. Tout en maintenant enfoncée la touche Contrôle du clavier, nous cliquons sur les contacts qui doivent être ajoutés à la liste :

Une fois tous les contacts sélectionnés, il suffit de cliquer sur Membres puis sur OK pour les ajouter à la liste :

Cliquez sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer la liste.

Pour envoyer un message à votre liste de contacts, cliquez sur Nouveau courrier, dans le groupe Nouveau, sous l’onglet Accueil du ruban. Cette action affiche la fenêtre de composition de message. Cliquez sur l’icône A. Sélectionnez votre liste de contacts dans la boîte de dialogue Choisir des noms, cliquez sur A, Cc ou Cci puis sur OK. Le message en cours de composition sera envoyé à tous les membres de la liste.

Pour gérer votre ou vos listes de contacts, cliquez sur l’icône Contacts dans le volet des dossiers. La liste que vous venez de définir apparaît dans le deuxième volet de la fenêtre Contacts. Cliquez dessus. Les membres de la liste apparaissent dans le volet droit. Cliquez sur les points de suspension puis sur Modifier le contact Outlook pour modifier la liste. La fenêtre Groupe de contacts s’affiche. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs membres dans la liste en cliquant sur Ajouter des membres dans le groupe Membres. Vous pouvez également supprimer un ou plusieurs membres. Cliquez sur le membre à supprimer, puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et fermer pour enregistrer toutes vos modifications dans la liste de contacts.

Enfin, pour supprimer une liste de contacts, cliquez dessus dans la fenêtre Contacts et appuyez sur la touche Suppr du clavier.

Le module Contacts peut être utilisé dans de nombreux domaines. Entre autres, il simplifie grandement la saisie des adresses e-mail :

• Dans une fenêtre de composition de message, vous pouvez cliquer sur A, Cc et Cci pour remplir les champs correspondants en utilisant les informations mémorisées dans le module Contacts.
• Dans le module Calendrier, lorsque vous définissez une nouvelle réunion, vous pouvez utiliser le bouton A pour éviter la saisie de l’adresse e-mail du destinataire.

Pour afficher les informations relatives à un contact, cliquez sur l’icône Contacts dans la barre de navigation, puis cliquez sur le contact. Les informations concernant le contact apparaissent dans la partie droite de la fenêtre. Pour les modifier ou les compléter, cliquez sur l’icône qui représente des points de suspension et sélectionnez Modifier le contact Outlook dans le menu. Vous pouvez maintenant modifier les informations existantes ou en ajouter de nouvelles dans la fenêtre Contact. Cliquez sur Enregistrer & Fermer pour les sauvegarder.

Dans la partie droite de la fenêtre, vous pouvez envoyer un message au contact en cliquant sur l’icône qui représente une enveloppe (1). Vous pouvez également planifier une réunion en cliquant sur les points de suspension puis sur Planifier une réunion (2) :

Le module Contacts est utilisé pour mémoriser les informations concernant vos contacts e-mail.

Pour ajouter un contact dans le module Contacts, ouvrez un message e-mail envoyé par la personne que vous voulez référencer. Cliquez du bouton droit sur le champ De, c’est-à-dire sur l’adresse e-mail de votre correspondant, et sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu.

La fenêtre Contact s’affiche. Saisissez toute autre information qui vous parait utile, cliquez sur Enregistrer et fermer, puis fermez la fenêtre Contact.

Le nouveau contact est maintenant référencé dans le module Contacts.

Dans la rubrique « Cartes de visite », vous avez appris à insérer une carte de visite existante dans vos messages e-mail. Cette rubrique va vous montrer comment créer et personnaliser votre propre carte de visite.

Le module Courrier étant sélectionné dans la barre de navigation, cliquez sur l’icône Carnet d’adresses, dans le groupe Rechercher, sous l’onglet Accueil du ruban.

La fenêtre Carnet d’adresses s’affiche. Si vous avez plusieurs carnets d’adresses, utilisez la liste déroulante Carnet d’adresses pour sélectionner celui dans lequel vous voulez ajouter une carte de visite :

Lancez la commande Nouvelle entrée dans le menu Fichier. Sélectionnez Nouveau contact et validez en cliquant sur OK.

Complétez les informations concernant le nouveau contact. Définissez en particulier le nom du contact, sa société, son adresse e-mail, son site Web et son téléphone.

La carte de visite est automatiquement complétée en conséquence. Pour aller plus loin dans sa personnalisation, cliquez du bouton droit sur son aperçu et sélectionnez Modifier la carte de visite dans le menu. Vous pouvez :

• Modifier la couleur d’arrière-plan.
• Indiquer la position de l’image.
• Choisir les champs qui doivent être affichés.

Lorsque la carte de visite a l’allure souhaitée, cliquez sur OK, sur Enregistrer et fermer, puis fermez le carnet d’adresses.

La météo locale est affichée dans la partie supérieure du module Calendrier. Cette information peut être utile pour planifier vos réunions et événements.

Si vous ne travaillez pas dans la ville sélectionnée par défaut, il est très facile d’en changer. Cliquez sur la flèche qui suit le nom de la ville et choisissez Ajouter un emplacement dans le menu. Tapez un nom de ville, puis appuyez sur la touche Entrée. Si plusieurs villes portent le même nom, précisez celle qui vous correspond.

La météo locale est immédiatement affichée.

Pour obtenir des informations météo complémentaires, il vous suffit de pointer un des jours listés.

Si les informations affichées ne sont pas suffisantes, cliquez sur Plus d’informations en ligne. Votre navigateur par défaut s’ouvre et le service météo de MSN y affiche des prévisions bien plus détaillées.

La zone de texte Rechercher dans Calendrier permet de trouver des informations textuelles dans un calendrier. Lorsque vous tapez un ou plusieurs mots dans la zone de recherche, l’affichage est filtré pour donner accès aux occurrences du terme recherché.

Si vous ne trouvez pas l’information que vous cherchez, vous pouvez vous servir de l’onglet Recherche du ruban.

Cliquez sur l’icône Plus du groupe Affiner et choisissez les informations que vous voulez voir apparaître dans la feuille d’interrogation. Par exemple, vous pouvez ajouter le champ Lieu pour filtrer le calendrier sur le lieu des rendez-vous et réunions, ou encore le champ Début pour filtrer le calendrier sur la date de début des rendez-vous et réunions.

Lorsque vous aurez fini d’utiliser la feuille d’interrogation, cliquez sur Fermer la recherche, dans le groupe Fermer, pour revenir à un affichage plus traditionnel dans lequel tous les contrôles supplémentaires sont masqués.