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Pour envoyer votre calendrier à un correspondant e-mail, cliquez sur l’icône Calendrier dans la barre de navigation. Dans le volet des dossiers, sous Mes calendriers, cliquez du bouton droit sur l’icône du calendrier à envoyer, pointez Partager et cliquez sur Envoyer le calendrier par courrier. Cette action affiche la boîte de dialogue Envoyer un calendrier par courrier :

Paramétrez cette boîte de dialogue pour indiquer ce que vous voulez partager et comment vous voulez le partager :

• Sélectionnez la plage des dates à inclure dans le calendrier dans la liste déroulante Plage de dates.
• Déroulez la liste Détail et indiquez le niveau de détails du calendrier.
• Cochez la case Afficher uniquement les heures comprises dans mes heures de travail si vous voulez limiter le calendrier à vos heures de travail. Remarquez le lien, à droite de cette case, qui vous permet de définir précisément vos heures de travail.
• Cliquez enfin sur OK pour joindre votre calendrier à un nouvel e-mail.

Il ne vous reste plus qu’à saisir l’adresse e-mail de votre destinataire dans le champ A (1), à taper quelques mots pour accompagner le calendrier (2) et à cliquer sur Envoyer (3) pour envoyer le message :

Pour imprimer votre calendrier, cliquez sur l’icône Calendrier dans la barre de navigation, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Imprimer. Choisissez l’imprimante à utiliser et le style d’impression : Journalier, Style Agenda hebdomadaire, Style Calendrier hebdomadaire, etc.

Si nécessaire, cliquez sur Options d’impression. Dans la boîte de dialogue Imprimer, vous pouvez choisir l’étendue de l’impression et le nombre de copies. Si vous imprimez plusieurs copies, vous pouvez cocher l’option Copies assemblées pour imprimer des jeux de copies séparés.

Si nécessaire, cliquez sur Mise en page pour définir précisément la mise en page du calendrier :

• Sous l’onglet Format, choisissez les éléments à imprimer et leur disposition ainsi que les polices à utiliser pour les en-têtes et les rendez-vous.
• Sous l’onglet Papier, définissez le type et le format du papier, ainsi que la taille des marges.
• Sous l’onglet En-tête / pied de page, tapez le texte qui sera affiché dans les parties supérieure et inférieure de chaque page imprimée.

Cliquez sur OK puis sur Imprimer pour lancer l’impression.

Vous désirez planifier efficacement votre activité professionnelle ? Utilisez le système de tâches d’Outlook. Vous pourrez ainsi fixer des dates limites d’exécution et assurer le suivi de vos activités.

Les tâches peuvent être :

• Uniques. Par exemple un paiement par carte de crédit.
• Régulières. Par exemple le règlement mensuel d’un prêt hypothécaire.
• Ou encore se terminer à une certaine date. Par exemple, un projet qui doit impérativement se terminer à une date précise.

Tâche unique

Pour créer une tâche unique, cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban, puis cliquez sur l’icône Nouvelle tâche, dans le groupe Nouveau. Cette action affiche la fenêtre Tâche.

Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Sélectionnez les options dont vous avez besoin et cliquez sur l’icône Enregistrer & fermer dans le groupe Actions. :

Tâche répétitive

Pour créer une tâche qui se répète à intervalles réguliers, cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban, puis cliquez sur l’icône Nouvelle tâche, dans le groupe Nouveau. Cette action affiche la fenêtre Tâche. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Sélectionnez les options dont vous avez besoin. Cliquez sur l’icône Périodicité dans le groupe de même nom et définissez la périodicité de la tâche. Ici par exemple, la tâche doit être répétée toutes les semaines, le Vendredi. Aucune date de fin n’est prévue. Cliquez sur OK puis sur l’icône Enregistrer & fermer pour enregistrer la nouvelle tâche :

Tâche répétitive avec régénération conditionnelle

Enfin, pour créer une tâche périodique qui tient compte de la date d’achèvement de la tâche précédente, vous devez créer une « régénération de tâche ». Cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation, puis sur l’icône Nouvelle tâche, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau du ruban. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Sélectionnez les options dont vous avez besoin. Cliquez sur l’icône Périodicité dans le groupe de même nom. Sélectionnez l’option Régénérer une nouvelle tâche, puis choisissez un délai pour recréer la tâche. Lorsque la tâche périodique précédente sera terminée, ce délai devra s’écouler avant qu’une nouvelle tâche ne soit créée. Ici par exemple, le délai avant la création automatique d’une nouvelle tâche est fixé à 2 semaines. Cliquez sur OK puis sur Enregistrer et fermer.

Les réunions sont comparables aux rendez-vous, si ce n’est qu’elles impliquent plusieurs personnes. Les confirmations des différents participants sont envoyées dans votre boîte de réception.

Pour créer une nouvelle réunion, affichez le calendrier dans lequel doit s’inscrire la réunion en cochant son nom dans le volet des dossiers, sous Mes calendriers. Sélectionnez une plage horaire dans ce calendrier en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis cliquez sur l’icône Nouvelle réunion, sous l’onglet Accueil du ruban. Une fenêtre de composition de message s’affiche.

Décrivez en quelques mots la réunion dans la zone Objet.

Indiquez l’emplacement de la réunion dans la zone Emplacement.

Les heures de début et de fin de la réunion apparaissent dans les listes déroulantes Heure de début et Heure de fin en fonction de la plage que vous avez sélectionnée dans le calendrier. Modifiez-les si nécessaire.

Entrez toute information que vous jugerez utile dans le corps du message.

Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

Cliquez sur Ajouter des participants. La boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources s’affiche. Choisissez le carnet d’adresses à utiliser dans la liste déroulante Carnet d’adresses, puis sélectionnez tour à tour toutes les personnes qui doivent participer à la réunion et cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, selon si la présence de la personne est obligatoire, facultative ou s’il s’agit de réserver une salle ou du matériel.

Cliquez sur OK lorsque tous les participants ont été sélectionnés.

Dans la vue Planification, la réunion est matérialisée par une bande de couleur bleue. Lorsque cette information est connue, la grille indique la disponibilité de chaque participant.

Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre demande de réunion à tous les participants.

Lorsque les participants répondront à votre demande de réunion, leur disponibilité sera automatiquement signalée dans votre calendrier.

Affichez le calendrier dans lequel le nouveau rendez-vous doit être inscrit en cochant son nom dans le volet des dossiers, sous Mes calendriers. Sélectionnez une plage horaire dans ce calendrier en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis cliquez sur l’icône Nouveau rendez-vous, sous l’onglet Accueil du ruban. Définissez l’objet du rendez-vous, son emplacement et, si nécessaire, ajustez sa durée. Ajoutez toute information complémentaire nécessaire dans la zone inférieure de la fenêtre.

Si vous le souhaitez, Outlook peut vous signaler que l’heure du rendez-vous approche. Sous l’onglet Rendez-vous, dans le groupe Options, déroulez la liste déroulante Rappel et indiquez combien de temps à l’avance vous voulez être prévenu :

En outre, vous pouvez associer un message parlé ou musical au rappel. Déroulez la liste Rappel et choisissez Son. Choisissez un fichier audio dans la boîte de dialogue Signal sonore du rappel.

Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer votre nouveau rendez-vous et fermer la fenêtre Rendez-vous.

Basculez sur l’onglet Calendrier dans la barre de navigation, puis sélectionnez les calendriers à afficher dans le volet gauche, sous Mes calendriers. Le volet droit affiche alors les calendriers sélectionnés :

Pour définir un nouveau calendrier, basculez sur l’onglet Calendrier dans la barre de navigation, sélectionnez l’onglet Dossier dans le ruban puis cliquez sur Nouveau calendrier dans le groupe Nouveau. La boîte de dialogue Créer un dossier s’affiche.

1. Définissez le nom du nouveau calendrier dans la zone de texte Nom.
2. Sélectionnez Eléments Calendrier dans la liste déroulante Contenu du dossier.
3. Sélectionnez Calendrier dans la zone de liste Sélectionner l’emplacement de ce dossier.
4. Validez en cliquant sur OK.