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Vous utiliserez le module Calendrier pour gérer vos rendez-vous et mémoriser les différentes tâches que vous devez effectuer. Pour accéder à ce module, il vous suffit de cliquer sur l’icône Calendrier dans la barre de navigation.

Le calendrier s’ouvre automatiquement sur la date du jour. Vous pouvez entrer des informations textuelles dans les différentes plages horaires, afficher le jour précédent ou le jour suivant, ainsi que la liste des tâches à effectuer. Si le volet des tâches n’est pas visible, basculez sur l’onglet Affichage dans le ruban, cliquez sur l’icône Liste des tâches quotidiennes dans le groupe Disposition et choisissez Normal dans le menu.

Pour accéder à une date éloignée, appuyez sur Contrôle + B ou cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Atteindre, sous l’onglet Accueil du ruban. Sélectionnez la date à atteindre et cliquez sur OK.

Par défaut, le calendrier est configuré pour un affichage quotidien. En utilisant les icônes du groupe Organiser, vous pouvez opter pour un affichage de la semaine de travail, de la semaine ou du mois.

Outlook supporte désormais les mentions. Tout comme sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter ou Instagram par exemple), vous pouvez attirer l’attention d’une ou de plusieurs personnes dans un message e-mail en les mentionnant avec le préfixe @nomdelapersonne.

Dès que vous tapez le signe arobas, une liste contenant 30 contacts s’affiche. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure que vous saisissez l’adresse de la personne. Cliquez sur une des entrées de la liste pour la mentionner dans le message. Outlook ajoute automatiquement cette personne dans les destinataires du message :

Il est possible de filtrer les messages de la boîte de réception pour n’afficher que ceux qui comportent des mentions.

Sélectionnez l’onglet Prioritaire sur une messagerie Office 365, Microsoft Exchange ou Outlook. Sélectionnez l’onglet Tous sur un autre type de messagerie. Déroulez la liste Par date et sélectionnez Messages avec mentions pour n’afficher que les messages qui comportent des mentions.

Outlook 2019 peut lire vos courriers à voix haute. Vous pourrez ainsi écouter vos courriers tout en effectuant d’autres tâches.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez dans un premier temps activer la lecture à voix haute.

Basculez sur l’onglet Fichier du ruban et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’affiche. Sélectionnez l’onglet Options d’ergonomie. Sous Options d’affichage dans les applications, cochez la case Afficher la lecture à voix haute puis validez en cliquant sur OK :

Pour lire un message à voix haute, cliquez sur son en-tête (1). Basculez sur l’onglet Accueil du ruban puis cliquez sur Lecture à voix haute dans le groupe Fonction vocale (2) :

Vous venez de rédiger un nouvel e-mail et son destinataire (ou un de ses destinataires) est aveugle ou malvoyant ? Avant de l’envoyer, exécutez le vérificateur d’accessibilité pour vous assurer que son contenu ne présente pas de problème d’accessibilité.

Basculez sur l’onglet Révision du ruban dans la fenêtre de composition de message. Cliquez sur Vérifier l’accessibilité dans le groupe Accessibilité.

Le volet Vérificateur d’accessibilité s’affiche dans la partie droite de la fenêtre de composition de message. Si tout va bien, un message vous indique que votre message ne présente aucun problème d’accessibilité :

Dans le cas contraire, une ou plusieurs erreurs ou avertissements peuvent apparaître. Ici par exemple, aucun texte de remplacement n’a été affecté aux quatre images qui se trouvent dans le message :

Pour corriger ce problème, déroulez la liste qui correspond à l’image dans le volet Vérificateur d’accessibilité et cliquez sur Ajouter une description :

Entrez une ou deux phrases pour commenter l’image. Si un synthétiseur vocal pour malvoyant est relié à l’ordinateur, ces phrases seront prononcées lorsque le pointeur de la souris sera placé sur l’image.

D’une manière plus générale, pensez à ajouter un texte de remplacement pour tous les contenus visuels : images, graphiques SmartArt, formes, groupes, graphiques, objets incorporés, entrées manuscrites et vidéos. Pour cela, chaque fois que vous insérez un contenu visuel dans un message, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier le texte de remplacement dans le menu contextuel pour définir le texte associé.

Vos messages comporteront peut-être d’autres problèmes d’accessibilité. Aidez-vous du texte affiché sous Informations complémentaires pour les résoudre.

Outlook 2019 vous permet d’utiliser un papier à lettres pour donner un aspect personnel à vos messages e-mail. Vous pouvez appliquer un papier à lettres à tous les nouveaux messages, réponses et transferts, ou, de façon unique, à un seul message. Voyons comment procéder.

Pour définir un papier à lettres qui sera utilisé pour tous vos nouveaux messages, réponses et transferts, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’affiche Sélectionnez l’onglet Courrier dans le volet gauche, puis cliquez sur Papier à lettres et polices dans le volet droit.

La boîte de dialogue Signatures et thèmes s’affiche :

Sous Thème personnel, cliquez sur Thème, choisissez un des thèmes proposés et validez en cliquant sur OK :

De retour dans la boîte de dialogue Signatures et thèmes, vous pouvez utiliser la police du thème ou choisir d’utiliser une autre police pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts de message ou simplement pour les réponses et les transferts de messages. Lorsque les réglages de la boîte de dialogue Signatures et thèmes vous conviennent, cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK pour les enregistrer. Désormais, tous vos nouveaux messages utiliseront le thème que vous venez de choisir.

Par la suite, si vous désirez désactiver l’utilisation systématique de ce papier à lettres, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, sélectionnez l’onglet Courrier dans le volet gauche, puis cliquez sur Papier à lettres et polices dans le volet droit. Dans la boîte de dialogue Signatures et thèmes, cliquez sur Thème, choisissez Aucun thème, puis validez en cliquant sur OK, sur OK, puis à nouveau sur OK.

Pour appliquer un papier à lettres de façon unique sur un message en cours d’écriture, basculez sur l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur l’icône Nouveaux éléments du groupe Nouveau, pointez Message en utilisant et cliquez sur D’avantage de papiers à lettres. La boîte de dialogue Thème ou modèle s’affiche. Choisissez un thème et cliquez sur OK :

Une nouvelle fenêtre de composition de message s’ouvre. Il ne vous reste plus qu’à composer le message et à l’envoyer en cliquant sur Envoyer.

Si les critères de recherche prédéfinis ne sont pas suffisants, vous pouvez créer un dossier de recherche personnalisé.

Basculez sur l’onglet Dossier du ruban, puis cliquez sur l’icône Dossier de recherche dans le groupe Nouveau. La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche s’affiche. Dans la liste Sélectionner un dossier de recherche, sous Personnalisé, sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé. Cliquez sur Choisir. Donnez un nom au dossier de recherche personnalisé, cliquez sur Critères et sélectionnez une ou plusieurs options dans la boîte de dialogue :

• L’onglet Messages permet de définir plusieurs paramètres : le critère de recherche, l’emplacement de la recherche, l’expéditeur, les autres destinataires, la date, etc.
• L’onglet Autres choix donne accès à plusieurs autres critères de sélection, tels que la présence ou l’absence de pièces jointes, l’importance ou l’indicateur du message.
• L’onglet Options avancées donne accès à des critères de sélection très précis via la liste déroulante Champ.

A titre d’exemple, nous allons créer un dossier de recherche personnalisé pour faciliter l’accès aux messages envoyés par amazon.fr, et où le mot « Kindle » apparaît dans le champ Objet. Pour ce faire :

• Basculez sur l’onglet Dossier du ruban puis cliquez sur l’icône Dossier de recherche du groupe Nouveau. La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche s’affiche.
• Sélectionnez Créer un dossier de recherche personnalisé.
• Cliquez sur Choisir et donnez le nom Amazon Kindle à la recherche personnalisée.
• Cliquez sur Critères.
• Sous Messages, tapez Kindle dans la zone de texte Rechercher.
• Choisissez champ Objet uniquement dans la liste Dans.
• Cliquez sur De, sélectionnez fr dans les contacts, cliquez sur De puis sur OK.
• Cliquez à trois reprises sur OK pour fermer les boîtes de dialogue ouvertes.

Le dossier de recherche personnalisé est immédiatement opérationnel. Il suffit de cliquer dessus pour filtrer les messages.

En utilisant un dossier de recherche, vous pouvez filtrer les messages de votre boîte de réception pour n’afficher que ceux dont le poids dépasse une certaine valeur. Ceci vous permettra d’alléger facilement votre boîte de réception.

Dans le volet des dossiers, sélectionnez la boîte de réception concernée. Basculez sur l’onglet Dossier du ruban puis cliquez sur l’icône Dossier de recherche du groupe Nouveau. La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche s’affiche. Sous Organisation du courrier, sélectionnez Courrier volumineux. Cliquez sur le bouton Choisir, dans la partie inférieure de la boîte de dialogue et indiquez la taille au-dessus de laquelle un courrier sera considéré comme volumineux :

Validez en cliquant sur OK puis sur OK. Tous les « gros » messages de la boîte aux lettres où le dossier de recherche a été créé sont maintenant accessibles en cliquant sur Plus grand que 1000 KB :