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Vous êtes sur le point de lancer une présentation en public quand vous apprenez que certaines informations ne peuvent être divulguées ! La présentation doit démarrer dans cinq minutes et vous n’avez plus le temps d’y apporter des modifications. Heureusement, quelques clics vont suffire pour cacher les diapositives qui contiennent les informations confidentielles. Votre auditoire n’y verra que du feu !

1. Cliquez sur l’icône Trieuse de diapositives dans la partie droite de la barre d’état.
2. Cliquez tour à tour sur les diapositives que vous voulez dissimuler en maintenant la touche Ctrl du clavier enfoncée.
3. Basculez sur l’onglet Diaporama dans le ruban, puis cliquez sur Masquer la diapositive dans le groupe Configuration.

Cliquez sur l’icône Normal dans la partie droite de la barre d’état pour quitter le mode Trieuse de diapositives. Vous pouvez lancer la présentation en appuyant sur la touche F5. Les diapositives masquées n’apparaitront pas.

En quelques clics souris, PowerPoint vous permet de créer un package de présentation sur CD-ROM. Lorsque le CD est introduit dans le lecteur de CD-ROM, le navigateur Web par défaut s’ouvre et vous permet de lancer la présentation en mode diaporama.

Ouvrez la présentation pour laquelle vous voulez créer un package, insérez un CD inscriptible ou réinscriptible dans le graveur, basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Exporter, sur Package de présentation pour CD-ROM, puis sur Package pour CD-ROM. Cette dernière action provoque l’affichage de la boîte de dialogue Package pour CD-ROM.

Cliquez sur Options et vérifiez que les cases Fichiers liés et Polices TrueType incorporées sont bien cochées. Ainsi, vous pourrez visionner la présentation sur un ordinateur dans lequel ces éléments ne sont pas disponibles. Si vous souhaitez sécuriser la présentation, attribuer-lui un ou deux mots de passe.

Cliquez sur OK, puis choisissez un nom pour votre CD. Ce nom représentera le CD dans l’Explorateur de fichiers.

Enfin, cliquez sur Copier sur le CD-ROM pour graver le CD.

Toutes les polices OpenType ou TrueType peuvent être incorporées dans une présentation. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez des polices non standard et si la présentation doit s’exécuter sur un autre ordinateur que celui sur lequel elle a été mise au point. En effet, si cet ordinateur ne disposait pas des polices nécessaires, la présentation pourrait avoir une tout autre allure !

Pour incorporer toutes les polices utilisées dans une présentation :

1. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban.
2. Cliquez sur Enregistrer sous, puis double-cliquez sur Ce PC.
3. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils et sélectionnez Options d’enregistrement dans la liste.
4. Dans la boîte de dialogue Options PowerPoint, cochez la case Incorporer les polices dans le fichier. Selon l’option sélectionnée, seuls les caractères utilisés, ou tous les caractères des polices utilisées sont incorporés dans la présentation.
5. Cliquez sur OK puis sur Enregistrer. La présentation peut maintenant être copiée sur un support amovible et exécutée sur tout ordinateur, indépendamment des polices installées.

Pour laisser une trace papier de votre présentation, vous pouvez demander à PowerPoint d’imprimer un résumé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Imprimer. Cliquez sur l’icône Diapositives en mode Page, et sélectionnez un des modèles proposés sous Documents.

Choisissez le nombre de copies que vous voulez dans la zone de texte Copies, sélectionnez Assemblés ou Non assemblées dans la liste déroulante Trier puis cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.

PowerPoint 2016 vous permet de diffuser une présentation auprès d’une ou de plusieurs personnes qui ont un accès Internet. Nous allons supposer que la présentation à diffuser est ouverte. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Partager, sur Présenter en ligne, puis sur Présenter en ligne. PowerPoint se connecte au service de présentation Office. Après un temps plus ou moins long qui dépend de la vitesse de la connexion Internet et de la taille de la présentation, une boîte de dialogue affiche le lien à travers lequel la présentation est accessible.

Cliquez sur Envoyer dans un courrier électronique. Une boîte de composition de message Outlook s’affiche. Indiquez l’adresse e-mail des personnes concernées dans la zone de texte A, en les séparant par un point-virgule. Si vous voulez que les adresses e-mail restent secrètes, insérez les adresses des destinataires dans la zone Cci et votre propre adresse dans la zone A. Si la zone Cci n’est pas affichée, basculez sur l’onglet Options dans le ruban et cliquez sur l’icône Cci, dans le groupe Afficher les champs.

Si nécessaire, personnalisez le message affiché par défaut puis cliquez sur Envoyer.

Lorsqu’un de vos correspondants reçoit ce message, il lui suffit de cliquer sur le lien pour accéder à la présentation dans son navigateur Web.

Lorsque vous êtes prêt à diffuser votre présentation, cliquez sur COMMENCER LA PRÉSENTATION et faites défiler les diapositives. La présentation sera alors visionnée en temps réel chez toutes les personnes qui ont ouvert le lien correspondant.

Les boutons d’action permettent d’ajouter de l’interactivité à une présentation. Ils peuvent être associés à l’affichage d’une diapositive particulière, à l’ouverture d’une page Web, à l’exécution d’un programme ou d’une macro ou encore à l’activation d’un son.

Pour insérer un bouton d’action dans une diapositive, procédez comme ceci :

1. Sélectionnez la diapositive dans laquelle le bouton doit être inséré.
2. Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban.
3. Cliquez sur l’icône Formes et choisissez un bouton d’action dans la partie inférieure du menu.
4. Délimitez le bouton d’action en traçant un rectangle sur l’écran, bouton gauche de la souris enfoncé.
5. Au relâchement du bouton gauche, la boîte de dialogue Paramètres des actions apparaît. Si vous avez choisi un des onze premiers boutons, il vous suffit de cliquer sur OK pour l’insérer dans la diapositive active. Dans le cas contraire, choisissez l’action ou les actions à accomplir, puis cliquez sur OK.

Si vous le désirez, il est possible de définir un même bouton d’action sur toutes les diapositives de la présentation. Pour cela, vous utiliserez le masque des diapositives. Sélectionnez l’onglet Affichage dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Masque des diapositives dans le groupe Modes Masque. Sélectionnez le masque des diapositives dans le volet gauche. Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, cliquez sur l’icône Formes dans le groupe Illustrations et choisissez un bouton d’action dans la liste. Si nécessaire, personnalisez le bouton d’action en utilisant la boîte de dialogue Paramètres des actions. Positionnez et redimensionnez le bouton d’action comme bon vous semble puis cliquez sur l’icône Normal dans la partie droite de la barre d’état pour fermer le mode d’affichage Masque des diapositives.

Le mode Présentateur est particulièrement adapté aux présentations qui utilisent un écran d’ordinateur et un vidéoprojecteur. Les diapositives ainsi que leurs éventuels commentaires s’affichent sur l’écran de l’ordinateur et votre auditoire ne voit que les diapositives en mode plein écran.

Pour activer le mode Présentateur, basculez sur l’onglet Diaporama du ruban et cochez la case Utiliser le mode Présentateur dans le groupe Moniteurs. Utilisez la liste déroulante Moniteur pour choisir le moniteur sur lequel doit s’afficher la présentation.

Appuyez sur la touche F5 pour lancer la présentation.

La durée d’affichage de la diapositive courante ainsi que la durée d’affichage totale apparaissent dans la partie supérieure de la fenêtre. Pour vous déplacer de diapositive en diapositive, vous pouvez utiliser les icônes en forme de flèche, la souris ou les touches fléchées du clavier.

Le mode Présentateur offre plusieurs avantages :

• Vos notes sont accessibles pendant la présentation, mais elles ne sont pas affichées sur le vidéoprojecteur.
• Le surligneur permet de mettre en avant une partie d’une diapositive.
• L’icône Afficher toutes les diapositives affiche une version réduite de toutes les diapositives de la présentation. Cliquez sur une des miniatures pour afficher la diapositive correspondante.
• L’icône Zoom permet d’agrandir une partie de la diapositive.
• L’icône Arrêter ou lancer le diaporama permet de désactiver temporairement l’affichage sur le vidéoprojecteur. Par exemple pour diriger l’attention de votre auditoire à un autre endroit.

Si le mode Présentateur ne vous convient pas, vous pouvez cloner l’affichage de l’écran principal sur le vidéoprojecteur. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du Bureau et choisissez Paramètres d’affichage dans le menu. Sélectionnez Dupliquer ces affichages dans la liste Plusieurs écrans et validez en cliquant sur OK. Attention à ne pas dépasser la résolution maximale du vidéoprojecteur.