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Pour coéditer une présentation avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par la sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de PowerPoint. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous reste plus qu’à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer pour l’enregistrer dans OneDrive.

Une fois votre présentation enregistrée sur OneDrive, le volet Partager change d’allure :

Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager la présentation, indiquez si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager :

Remarque :

Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Vous devrez alors insérer le lien généré par PowerPoint dans un email et l’envoyer à la ou aux personnes concernées.

Quelle que soit la technique choisie, votre correspondant reçoit quelques instants plus tard un message qui l’invite à accéder au document partagé :

Il lui suffit de cliquer sur Afficher dans OneDrive pour accéder à la présentation dans PowerPoint Online. S’il désire modifier la présentation, votre correspondant doit alors cliquer sur Modifier dans le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans PowerPoint Online :

Lorsque la présentation est modifiée par votre collègue, elle est également modifiée dans votre propre version de la présentation, à condition que vous et votre collègue utilisiez PowerPoint Online.

Inversement, lorsque vous effectuez une modification, elle est automatiquement affichée sur la présentation de votre collègue à condition que vous utilisiez tous deux PowerPoint Online.

Pour protéger une présentation contre toute modification abusive, vous pouvez lui associer un mot de passe. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Enregistrer sous, puis double-cliquez sur Ce PC. Dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options générales.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir afficher la présentation, complétez la zone de texte Mot de passe pour la lecture.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer les modifications qu’ils ont apportées à la présentation, complétez la zone Mot de passe pour la modification.

Cliquez sur OK, confirmez votre ou vos mots de passe, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la présentation. Désormais, seules les personnes en possession des mots de passe pourront ouvrir et/ou modifier votre présentation.

Pour envoyer une présentation par e-mail au format PDF ou XPS :

1. Ouvrez la présentation que vous souhaitez envoyer.
2. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez successivement sur Partager, Courrier électronique, puis Envoyer en tant que PDF ou Envoyer en tant que XPS.

3. La présentation est convertie au format PDF ou XPS et attachée à un nouvel e-mail. Entrez l’adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone Objet.
4. Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du message.
5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.

PowerPoint 2016 vous permet d’exporter vos présentations au format PDF ou XPS, afin de préserver leur mise en forme et d’interdire la modification des données qu’ils renferment. Ces formats de fichiers sont particulièrement utiles si vous désirez diffuser vos présentations auprès de collègues ou sur le Web.

Pour exporter une présentation dans un tel format, sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Exporter, sur Créer un document PDF/XPS puis sur Créer PDF/XPS.

Sélectionnez PDF ou Document XPS dans la liste Type, selon le type de fichier souhaité. Choisissez un dossier et un nom pour votre fichier puis cliquez sur Publier pour continuer. En fin de conversion, le fichier PDF ou XPS est automatiquement ouvert dans la visionneuse appropriée.