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Vous avez créé une présentation que vous aimeriez partager avec d’autres personnes ? Utilisez le vérificateur d’accessibilité pour vous assurer que son contenu est accessible à tous.

Basculez sur l’onglet Révision du ruban et cliquez sur l’icône Vérifier l’accessibilité dans le groupe Accessibilité. Le volet Vérificateur d’accessibilité s’affiche dans la partie droite du document. Une ou plusieurs erreurs ou avertissements peuvent apparaître :

Ici par exemple, aucun texte de remplacement n’a été affecté à l’image de la troisième diapositive. Pour corriger ce problème, déroulez la liste qui correspond à l’image dans le volet Vérificateur d’accessibilité et cliquez sur Ajouter une description :

Entrez une ou deux phrases pour commenter l’image. Si un synthétiseur vocal pour malvoyant est relié à l’ordinateur, ces phrases seront prononcées lorsque le pointeur de la souris sera placé sur l’image.

D’une manière plus générale, pensez à ajouter un texte de remplacement pour tous les contenus visuels : images, graphiques SmartArt, formes, groupes, graphiques, objets incorporés, entrées manuscrites et vidéos. Pour cela, chaque fois que vous insérez une illustration dans une diapositive, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier le texte de remplacement dans le menu contextuel pour définir le texte associé.

Une erreur est également trouvée sur la quatrième diapositive. Ici, une zone de texte a été ajoutée manuellement pour donner un titre à la diapositive. Les synthétiseurs vocaux ne détecteront pas ce texte comme le titre de la diapositive. Pour corriger cela, utilisez plutôt une diapositive Titre et contenu, comme sur la diapositive 3.

Le vérificateur d’accessibilité suggère de vérifier l’ordre de lecture de la diapositive 4. Les personnes qui ne peuvent pas voir la diapositive pourront entendre les éléments textuels et le texte de remplacement des objets de la diapositive. Pour vérifier l’ordre de lecture de la diapositive, basculez sur l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur l’icône Organiser dans le groupe Dessin et sélectionnez Volet sélection dans le menu. Le volet Sélection s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Les éléments sont lus du dernier au premier. Si nécessaire, changez l’ordre de lecture en glissant-déposant les éléments dans le volet Sélection.

Vos présentations comporteront peut-être d’autres problèmes d’accessibilité. Aidez-vous du texte affiché sous Informations complémentaires pour les résoudre.

Un dernier conseil : ajoutez des indications sonores dans PowerPoint. Pour cela, sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options PowerPoint  s’affiche. Sélectionnez l’onglet Options d’ergonomie. Sous Options de retour, cochez la case Produire un retour sonore, choisissez un type de son dans la liste déroulante Modèle de sons et validez en cliquant sur OK :

PowerPoint 2019 permet d’effectuer des recherches dans Bing sans ouvrir votre navigateur Web. Supposons par exemple que vous vouliez obtenir des informations sur la tour Eiffel. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, dans la partie droite du ruban, tapez tour eiffel et cliquez sur Recherche intelligente sur « tour eiffel ». Un volet intitulé Recherche intelligente apparaît sur le côté droit de la fenêtre de PowerPoint. Il donne accès aux résultats de recherche retournés par Bing sur le terme que vous avez tapé dans la zone Dites-nous ce que vous voulez faire :

La recherche dans Bing peut également se faire à partir d’un texte présent dans une diapositive. Sélectionnez ce texte, cliquez du bouton droit sur la sélection et choisissez Recherche intelligente dans le menu contextuel. Cette action affiche les résultats d’une recherche Bing basée sur cette expression dans le volet Recherche intelligente :

Dans la partie droite du ruban, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne accès à la fonctionnalité Recherche de PowerPoint 2019. Cliquez sur cette zone et dites à PowerPoint ce que vous voulez faire. Par exemple, si vous voulez insérer une image, tapez image, puis cliquez sur Insérer des images. La boîte de dialogue Insérer une image est automatiquement affichée pour vous permettre d’insérer une image à partir de votre disque dur.

Un autre exemple : vous ne savez plus comment on affiche les repères visuels dans la présentation. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, puis tapez repères. La commande Repères s’affiche sous la zone de saisie. Il vous suffit de cliquer dessus pour afficher les repères :

Enfin, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne également accès à l’aide en ligne. Supposons par exemple que vous vouliez accéder aux rubriques d’aide concernant les tableaux. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, tapez tableau et cliquez sur Obtenir de l’aide sur « tableau » :

Sous Windows 10, 8.1 ou 7, peu importe où vos fichiers sont stockés (à condition toutefois qu’ils se trouvent dans un dossier indexé par le système) : vous pouvez les retrouver en utilisant les mots-clés qui leur ont été associés.

Ouvrez l’Explorateur de fichiers en cliquant sur son icône dans la barre des tâches. Tapez un des mots-clés associés à la présentation que vous voulez retrouver dans la zone de texte Rechercher. Le ou les fichiers correspondants apparaissent dans la partie centrale de la fenêtre.

Si votre ordinateur fonctionne sous Windows 10, 8.1 ou 7, vous allez pouvoir associer des mots-clés à vos présentations pour les retrouver plus facilement et ce, indépendamment du dossier dans lequel elles sont sauvegardées.

Cliquez sur Fichier, sur Enregistrer sous, puis sur Parcourir. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche. Cliquez sur Ajoutez un mot-clé, tapez le mot-clé que vous voulez associer à la présentation et cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également associer un mot-clé à une présentation en utilisant l’Explorateur de fichiers de Windows. Ouvrez le dossier dans lequel la présentation est stockée. Cliquez sur son nom et utilisez la zone Mots clés dans le volet des détails. Si le volet des détails n’est pas affiché, basculez sur l’onglet Affichage dans le ruban et cliquez sur Volet des détails dans le groupe Volets.

Afin de limiter la perte de données en cas de panne de courant électrique ou de « plantage » de l’ordinateur, PowerPoint est en mesure de sauvegarder de façon régulière et entièrement transparente la présentation en cours d’édition. Pour mettre en œuvre cette fonctionnalité, vous allez utiliser la boîte de dialogue Options PowerPoint.

Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Options. Cette action provoque l’affichage de la boîte de dialogue Options PowerPoint. Sélectionnez l’onglet Enregistrement et cochez la case Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les. Si nécessaire, tapez « 10 » dans la zone de texte Minutes.

Cliquez sur OK pour enregistrer cette nouvelle configuration. Si l’ordinateur se bloque ou une panne de secteur survient, dans le pire des cas, vous perdrez 10 minutes de travail…

Saviez-vous que les icônes du ruban sont accessibles par l’intermédiaire du clavier ?

Pour trouver le raccourci clavier qui correspond à une icône dans le ruban, appuyez sur la touche Alt. De petites lettres apparaissent dans le ruban.

Appuyez sur la touche qui correspond à l’onglet que vous souhaitez sélectionner. Une ou plusieurs autres lettres apparaissent. Appuyez sur la ou les touches qui correspondent à la fonction que vous souhaitez atteindre.

A titre d’exemple, pour simuler un clic sur l’icône Images, dans le groupe Images, sous l’onglet Insertion du ruban, vous pouvez appuyer puis relâcher tour à tour les touches Alt, S, I puis 1.

Ou encore, pour accéder au masque des diapositives, vous pouvez appuyer puis relâcher tour à tour les touches Alt, N, M.

Cette technique peut sembler difficile à mettre en œuvre, mais il suffit de retenir les raccourcis correspondant aux icônes du ruban que vous utilisez le plus fréquemment pour apprécier son efficacité.