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Pour faciliter la mise au point de documents écrits par plusieurs rédacteurs, Word permet d’attacher des commentaires à certains passages.

Pour insérer un commentaire dans un document, placez le point d’insertion à l’endroit souhaité, sélectionnez l’onglet Révision dans le ruban, cliquez sur l’icône Nouveau commentaire dans le groupe Commentaires et entrez votre commentaire.

L’icône affichée dans la partie droite du commentaire permet d’envoyer une réponse. Il suffit de cliquer dessus et d’entrer votre réponse.

Pour vous déplacer de commentaire en commentaire, utilisez les icônes Précédent et Suivant dans le groupe Commentaires.

Les commentaires peuvent être facilement identifiés par leur couleur. Si le mode d’affichage est Page ou Web, chaque commentaire apparaît dans son intégralité. Si le mode d’affichage est Brouillon, Plan ou Mode Lecture, vous devez pointer un commentaire pour l’afficher.

Lorsqu’un commentaire n’a plus lieu d’être, vous pouvez le marquer comme traité. Cliquez-droit sur le commentaire et sélectionnez Marquer le commentaire comme terminé dans le menu. Le commentaire se grise mais reste toujours visible. Vous pourrez donc le consulter par la suite si cela est nécessaire.

Vous devez créer un rapport sur trois colonnes ? Quelques clics vont suffire pour transformer un document traditionnel en un document organisé sur plusieurs colonnes.

Sélectionnez l’onglet Disposition dans le ruban. Cliquez sur l’icône Colonnes dans le groupe Mise en page et de choisissez un nombre de colonnes pour votre document.

Si vous avez besoin de plus de trois colonnes ou si l’organisation par défaut des colonnes ne vous convient pas, cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. La boîte de dialogue affichée vous permet de définir autant de colonnes que vous le souhaitez, de fixer leurs dimensions et la marge entre chacune d’entre elles.

Si vous voulez qu’une partie seulement de votre document soit organisée sur plusieurs colonnes, il vous suffit de délimiter cette partie par des sauts de section continus. Reportez-vous à la rubrique intitulée « Sections » pour avoir plus d’informations à ce sujet.

Avec Word 2016, il est vraiment simple d’envoyer un document par e-mail :

Ouvrez le document que vous voulez envoyer. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban. Cliquez sur Partager, sur Courrier électronique puis sur Envoyer en tant que pièce jointe, Envoyer en tant que PDF ou Envoyer en tant que XPS selon le résultat recherché.

Cette action ouvre une fenêtre de composition d’e-mail. Votre document est automatiquement inséré dans ce message. Entrez l’adresse du destinataire dans la zone de texte A et le sujet du message dans la zone de texte Objet. Tapez le texte à envoyer dans la zone de texte inférieure. Lorsque le message est entièrement rédigé, cliquez sur Envoyer pour l’envoyer à votre destinataire.

Le publipostage, ou mailing, permet de réaliser des lettres, e-mails, étiquettes et enveloppes personnalisés pour plusieurs destinataires.

Ce procédé se fait toujours en trois étapes.

Première étape – Création du fichier de données

Vous pouvez utiliser n’importe quelle source de données : la liste des contacts d’Outlook, une liste d’adresses rédigée dans Word, une feuille de calcul Excel, une table Access, un fichier HTML, un fichier texte, etc.

A titre d’exemple, nous allons utiliser un document Word. Ici, chaque ligne donnera lieu à une lettre imprimée. La première ligne définit le nom des champs. Dans chacune des lignes suivantes, les champs sont séparés entre eux par des tabulations.

Ce document est enregistré dans un fichier Word classique sous le nom « Adresses.docx« .

Deuxième étape – Création de la lettre type

Créez un nouveau document Word. Insérez dans ce document le texte, les images, et les autres éléments qui sont constants et doivent être envoyés à tous vos correspondants.

Troisième étape – Fusion

Le document créé dans la deuxième étape étant ouvert, basculez sur l’onglet Publipostage dans le ruban. Cliquez sur l’icône Démarrer la fusion et le publipostage dans le groupe de même nom, puis sélectionnez le type du publipostage.

Cliquez sur l’icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Utiliser une liste existante dans le menu. Désignez le fichier (ici Adresses.docx) dans lequel se trouvent les adresses à utiliser.

Cliquez autant de fois que nécessaire sur l’icône Insérer un champ de fusion et choisissez tour à tour les champs qui composent l’adresse.

Lorsque tous les champs ont été insérés, cliquez sur l’icône Terminer & fusionner dans le groupe Terminer, puis choisissez la destination de la fusion.

Si vous travaillez sur des documents écrits en plusieurs langues, le traducteur intégré à Word 2016 va vous permettre de traduire aisément des mots, des phrases ou des passages entiers du document.

Dans un premier temps, vous allez définir la langue source et la langue cible. Basculez sur l’onglet Révision dans le ruban, cliquez sur l’icône Traduire dans le groupe Langue et sélectionnez Choisir la langue de traduction dans le menu. Indiquez la langue à traduire dans la liste déroulante Traduire de et la langue cible dans la liste déroulante Traduire en. Si vous désirez traduire automatiquement les mots que vous pointez avec la souris, choisissez également la langue cible sous Choisir la langue du mini-traducteur, puis validez en cliquant sur OK.

Pour traduire un mot ou une phrase, sélectionnez le bloc de texte souhaité, cliquez sur l’icône Traduire du groupe Langue puis sélectionnez Traduire le texte sélectionné dans le menu. Le texte est traduit dans le volet Rechercher, sur le côté droit de la fenêtre.

Pour traduire tout le document, cliquez sur l’icône Traduire du groupe Langue puis sélectionnez Traduire le document dans le menu. Le résultat est affiché dans Microsoft Edge.

Enfin, pour traduire un mot à la volée, cliquez sur l’icône Traduire du groupe Langue puis sélectionnez Mini-traducteur pour activer le mini-traducteur. Il vous suffit maintenant de pointer un mot dans le document pour obtenir sa traduction instantanée.

Pour numéroter les pages d’un document, sélectionnez l’onglet Insertion dans le ruban, cliquez sur l’icône Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page et choisissez la position et le modèle des numéros de page.

Vous pouvez également insérer manuellement une numérotation de page dans un en-tête ou un pied de page. Double-cliquez sur l’en-tête/le pied de page concerné et utilisez le groupe En-tête et pied de page de l’onglet Outils En-têtes et pied de page/Création du ruban.

Pour créer une lettre type, le plus simple consiste à utiliser un des modèles fournis avec Word.

Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Nouveau. Dans la zone de texte Rechercher des modèles en ligne, tapez lettres et appuyez sur la touche Entrée du clavier. Choisissez un des modèles proposés, puis cliquez sur Créer.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à modifier les informations génériques du modèle pour créer votre lettre.

Si vous ne trouvez pas le modèle recherché en tapant lettres dans la zone de recherche, essayez d’être plus précis. Tapez par exemple lettre de motivation. Comme vous pouvez le voir, les modèles proposés sont plus ciblés.