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Le mode protégé de Word permet d’accroître la sécurité de l’ordinateur lorsque vous manipulez des fichiers téléchargés sur Internet ou attachés à des e-mails dont l’intégrité vous échappe.

A titre d’exemple, nous allons ouvrir un fichier Word reçu en pièce jointe dans un e-mail. Ce fichier est ouvert en mode protégé, comme en atteste le bandeau de couleur jaune affiché dans la partie supérieure de la fenêtre. Dans ce mode d’affichage, vous pouvez lire, mais pas modifier le document et l’exécution des macros est désactivée. Si vous êtes sûr de l’intégrité du document, cliquez sur Activer la modification.

Si vous le souhaitez, il est possible de personnaliser le fonctionnement du mode protégé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez l’onglet Centre de gestion de la confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Une nouvelle boîte de dialogue est affichée. Sélectionnez l’onglet Mode protégé. Par défaut, toutes les protections possibles sont activées. Mais, si vous le souhaitez, il suffit de décocher une ou plusieurs cases pour que la fonctionnalité Mode protégé devienne plus permissive. Ici, par exemple, le mode protégé est désactivé pour les fichiers Word joints dans des messages e-mails réceptionnés avec Outlook.

Pour protéger un document Word contre toute modification abusive, vous pouvez lui associer un mot de passe. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur Parcourir. Dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options générales.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir afficher le document, complétez la zone de texte Mot de passe pour la lecture.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer les modifications apportées au document, complétez la zone Mot de passe pour la modification.

A titre d’information, un mot de passe peut contenir n’importe quelle combinaison de lettres, chiffres, symboles et espaces. Il peut comporter jusqu’à 15 caractères.

Cliquez sur OK, confirmez votre ou vos mots de passe, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le document. Désormais, seules les personnes en possession des mots de passe pourront lire ou modifier votre document.

Word 2016 vous permet d’interdire ou de limiter les modifications dans certains documents. Pour ce faire, l’onglet Développeur doit être affiché dans le ruban. Si ce n’est pas le cas, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.

Sélectionnez l’onglet Développeur dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Restreindre la modification dans le groupe Protéger. Cette action affiche le volet Restreindre la modification dans la partie droite de la fenêtre. Cochez les cases suivantes :

• Limiter la mise en forme à une sélection de styles pour n’autoriser la modification que de certains styles (le choix des styles autorisés se fait en cliquant sur Paramètres).
• Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document pour définir les actions autorisées.

Cliquez sur Oui, activer la protection pour appliquer les restrictions sur le document et, si nécessaire, définissez un mot de passe pour empêcher les utilisateurs de retirer la protection.

Pour supprimer ou modifier la protection du document, cliquez sur Désactiver la protection dans le volet Restreindre la modification, entrez le mot de passe et validez en cliquant sur OK.

Les compléments pour Office peuvent vous aider à personnaliser vos documents ou à faciliter l’accès à certaines informations disponibles sur le Web. A titre d’exemple, vous pourriez utiliser un complément pour Office pour rechercher des éléments sur Bing ou Wikipédia, ou encore pour ajouter une carte dans un document sans quitter Word.

À titre d’exemple, nous allons ajouter l’application Codes Postaux dans Word.

Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Mes compléments dans le groupe Compléments. Cette action affiche la boîte de dialogue Compléments Office. Cliquez sur Office Store. Les compléments disponibles pour Word s’affichent dans la boîte de dialogue. Choisissez l’un des compléments proposés s’il apparait dans la liste ou indiquez ce que vous recherchez dans la zone de texte Rechercher dans Office Store. Ici, le complément Codes Postaux étant affiché dans la liste, nous cliquons dessus puis nous cliquons sur Faire confiance.

Le volet Codes Postaux apparaît dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez maintenant faire une recherche de codes postaux en sélectionnant une ville dans le document ou en la saisissant dans la zone de texte De cette valeur.

Word 2016 vous permet de regrouper vos commandes favorites dans un ou plusieurs nouveaux onglets du ruban. Voyons comment procéder.

Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Word, onglet Personnaliser le ruban sélectionné.

Cliquez sur Nouvel onglet, sélectionnez l’entrée Nouvel onglet et donnez un nom à votre nouvel onglet : Mes préférés par exemple Sélectionnez l’entrée Nouveau groupe et donnez un nom au nouveau groupe : Commandes de base par exemple. Si nécessaire, le nouvel onglet peut être librement repositionné en utilisant un glisser-déposer dans la deuxième zone de liste.

Supposons que vous vouliez insérer les icônes Ouvrir, Enregistrer et Impression rapide dans ce nouveau groupe. Sélectionnez Onglet Fichier dans la liste déroulante. Cliquez sur Ouvrir puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Ouvrir dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur Enregistrer puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Enregistrer dans l’onglet Mes préférés. Enfin, cliquez sur Impression rapide puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Impression rapide dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur OK et savourez les possibilités offertes par votre nouvel onglet.

Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer le nouvel onglet. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du Ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie droite de la boîte de dialogue Options Word, puis cliquez sur Supprimer.

Pour faciliter l’exécution d’une macro, rien de tel qu’un raccourci clavier.

Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le ruban puis sur Personnaliser. Une boîte de dialogue intitulée Personnaliser le clavier est affichée. Sélectionnez l’entrée Macros dans la zone de liste Catégories, puis la macro à laquelle vous voulez attribuer un raccourci clavier dans la zone de liste Macros.

Cliquez dans la zone de texte Nouvelle touche de raccourci et appuyez sur la séquence de touches désirée. Si le raccourci choisi est déjà utilisé, son attribution apparaît à la suite du label Affectées à. Dans ce cas, choisissez un autre raccourci. Lorsque vous aurez trouvé un raccourci libre et qui vous convient, cliquez sur Attribuer, puis sur Fermer.

La macro peut maintenant être exécutée en utilisant le nouveau raccourci clavier.

Si vous effectuez souvent les mêmes mises en forme dans vos documents, vous pouvez faciliter cette tâche en utilisant des macros.

La manipulation des macros se fait dans l’onglet Développeur du ruban. Si cet onglet n’est pas affiché, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.

A titre d’exemple, nous allons définir une macro qui affecte les attributs gras, italique et souligné à la sélection :

• Assurez-vous qu’un bloc de texte est sélectionné.
• Basculez sur l’onglet Développeur dans le ruban.
• Cliquez sur Enregistrer une macro, dans le groupe Code.
• Donnez un nom à la macro, puis cliquez sur OK pour lancer l’enregistrement.
• Cliquez successivement sur Gras, Italique et Souligné, dans le groupe Police de l’onglet Accueil du ruban.
• Cliquez sur Arrêter l’enregistrement dans le groupe Code, sous l’onglet Développeur du ruban afin d’arrêter l’enregistrement de la macro.

Pour exécuter la macro, cliquez sur l’icône Macros dans le groupe Code, sous l’onglet Développeur du ruban. Sélectionnez la macro à exécuter, puis cliquez sur Exécuter.