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Word est en mesure de créer des pages Web directement exploitables sur votre site Web ou sur l’intranet de votre entreprise.

Définissez un nouveau document Word. Si vous le souhaitez, insérez un arrière-plan avec l’icône Couleur de page du groupe Arrière-plan de la page, sous l’onglet Création du ruban. Définissez un ou plusieurs liens hypertexte en utilisant l’icône Lien du groupe Liens, sous l’onglet Insertion du ruban.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à enregistrer le document en tant que page Web. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur Parcourir. Sélectionnez Page Web dans la liste déroulante Type, donnez un nom à la page et cliquez sur Enregistrer.

Cette page peut être affichée dans un navigateur Web en double-cliquant sur son icône dans l’Explorateur de fichiers. Vous pouvez également la stocker sur un serveur Web ou y accéder via l’intranet de votre entreprise.

Avec Word, il est vraiment simple d’envoyer un document par e-mail :

Ouvrez le document que vous voulez envoyer. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban. Cliquez sur Partager, sur Courrier puis sur Envoyer en tant que pièce jointe, Envoyer en tant que PDF ou Envoyer en tant que XPS selon le résultat recherché.

Cette action ouvre une fenêtre de composition d’e-mail. Votre document est automatiquement inséré dans ce message. Entrez l’adresse du destinataire dans la zone de texte A et le sujet du message dans la zone de texte Objet. Tapez le texte à envoyer dans la zone de texte inférieure. Lorsque le message est entièrement rédigé, cliquez sur Envoyer pour l’envoyer à votre destinataire.

Le publipostage, ou mailing, permet de réaliser des lettres, e-mails, étiquettes et enveloppes personnalisés pour plusieurs destinataires.

Ce procédé se fait toujours en trois étapes.

Première étape – Création du fichier de données

Vous pouvez utiliser n’importe quelle source de données : la liste des contacts d’Outlook, une liste d’adresses rédigée dans Word, une feuille de calcul Excel, une table Access, un fichier HTML, un fichier texte, etc.

A titre d’exemple, nous allons utiliser un document Word. Ici, chaque ligne donnera lieu à une lettre imprimée. La première ligne définit le nom des champs. Dans chacune des lignes suivantes, les champs sont séparés entre eux par des tabulations.

Ce document est enregistré dans un fichier Word classique sous le nom « Adresses.docx » :

Deuxième étape – Création de la lettre type

Créez un nouveau document Word. Insérez dans ce document le texte, les images, et les autres éléments qui sont constants et doivent être envoyés à tous vos correspondants :

Troisième étape – Fusion

Le document créé dans la deuxième étape étant ouvert, basculez sur l’onglet Publipostage dans le ruban. Cliquez sur l’icône Démarrer la fusion et le publipostage dans le groupe de même nom, puis sélectionnez le type du publipostage. Ici par exemple, nous allons créer un publipostage courrier.

Cliquez sur l’icône Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Utiliser une liste existante dans le menu. Désignez le fichier (ici adresses.docx) dans lequel se trouvent les adresses à utiliser.

Cliquez autant de fois que nécessaire sur l’icône Insérer un champ de fusion et choisissez tour à tour les champs qui composent l’adresse.

Lorsque tous les champs ont été insérés, cliquez sur l’icône Terminer & fusionner dans le groupe Terminer, puis choisissez la destination de la fusion.

Vous avez rédigé un document que vous aimeriez partager avec vos collègues ? Utilisez le vérificateur d’accessibilité pour vous assurer que son contenu est accessible à tous.

Basculez sur l’onglet Révision du ruban et cliquez sur l’icône Vérifier l’accessibilité dans le groupe Accessibilité. Le volet Vérificateur d’accessibilité s’affiche dans la partie droite du document. Une ou plusieurs erreurs ou avertissements peuvent apparaître :

Ici par exemple, aucun texte de remplacement n’a été affecté aux images insérées dans le document. Pour avoir une idée des images concernées, dépliez l’entrée Texte de remplacement manquant. Les images concernées sont listées sous Texte de remplacement manquant. Lancez tour à tour la commande Ajouter une description pour chaque image. Cette action déclenche l’affichage du volet Texte de remplacement. Entrez une ou deux phrases pour commenter l’image et passez à la suivante :

Toutes les erreurs d’accessibilité ne se résolvent pas de la même manière. Pour chaque erreur, utilisez les conseils donnés sous Informations complémentaires. Ils vous diront quoi faire et comment le faire :

Voici quelques techniques qui vous permettront d’améliorer l’accessibilité de vos documents :

• Images. Cliquez du bouton droit sur toutes vos images, formes et icônes et choisissez Modifier le texte de remplacement dans le menu contextuel pour définir le texte associé. Ce texte sera lu sur les synthétiseurs vocaux des personnes déficientes visuelles.
• Titres. Utilisez des styles de titre pour synthétiser les informations données dans les blocs de texte de votre document. Les lecteurs d’écran et les outils de synthèse vocale sont programmés pour les reconnaitre, ce qui facilite le parcours d’un document par une personne déficiente visuelle.
• Liens hypertextes. Si le document contient un ou plusieurs liens hypertextes, remplacez l’adresse URL par un texte plus facile à comprendre. Les lecteurs d’écran ne sont en effet pas très à l’aise lorsqu’ils doivent lire une adresse http ou https. Remplacez par exemple le texte du lien :

https://fr.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:Accueil_principal

Par :

Accès au site Wikipédia

Pour cela, sélectionnez le lien http ou https puis appuyez simultanément sur les touches Contrôle et K du clavier. La boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte s’affiche. Conservez l’adresse du lien, mais modifiez le texte qui s’affiche dans le document en agissant sur la zone de texte Texte à afficher :

• Nom du document. Le nom d’un document Word doit décrire son contenu et indiquer sa date de création. Vous pouvez également ajouter un titre et un nom d’auteur au document. Ces informations sont accessibles en sélectionnant l’onglet Fichier dans le ruban.

• Tableaux. Pour améliorer l’accessibilité des tableaux, insérez systématiquement une ligne de titre au début du tableau et évitez de fractionner ou de fusionner des cellules. Ceci afin d’améliorer la compréhension du tableau par un lecteur d’écran.

Pour définir une ligne de titre, sélectionnez-la, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Propriétés du tableau dans le menu contextuel. Sous l’onglet Ligne, cochez la case Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête et décochez la case Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages :

Sous l’onglet Texte de remplacement, donnez un titre et une description au tableau :

• Effets sonores. Ajoutez des indications sonores dans Word. Pour cela, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Word s’affiche. Sélectionnez l’onglet Options d’ergonomie. Sous Options de retour, cochez la case Produire un retour sonore et validez en cliquant sur OK:

Si vous travaillez sur des documents écrits en plusieurs langues, le traducteur intégré à Word va vous permettre de traduire aisément des mots, des phrases ou des passages entiers du document.

Dans un premier temps, vous allez définir la langue source et la langue cible. Basculez sur l’onglet Révision dans le ruban, cliquez sur l’icône Traduire dans le groupe Langue et sélectionnez Définir la langue de traduction du document dans le menu.

Si Word vous le demande, activez les services intelligents en cliquant sur Activer dans la boîte de dialogue qui s’affiche :

Le volet Traducteur s’affiche dans la partie droite de la fenêtre de Word. Sous l’onglet Document, indiquez la langue à traduire dans la liste déroulante Langue source. Vous pouvez également choisir Détection automatique pour demander à Word de détecter la langue du document. Indiquez la langue cible dans la liste déroulante Langue cible :

Cliquez sur Traduire. Un nouveau document est ouvert et la traduction y est placée :

Vous pouvez utiliser le volet Traducteur pour traduire à la volée le texte surligné dans le document. Pour cela, il vous suffit de basculer sur l’onglet Sélection. Sélectionnez un bloc de texte dans le document ou saisissez-le dans la zone dédiée du volet Traducteur. La traduction s’affiche quasi instantanément sous Langue cible :

Cliquez sur Insérer pour remplacer le bloc de texte sélectionné par sa traduction.

Pour numéroter les pages d’un document, sélectionnez l’onglet Insertion dans le ruban, cliquez sur l’icône Numéro de page dans le groupe En-tête et pied de page et choisissez la position et le modèle des numéros de page.

Vous pouvez également insérer manuellement une numérotation de page dans un en-tête ou un pied de page. Double-cliquez sur l’en-tête/le pied de page concerné et utilisez le groupe En-tête et pied de page de l’onglet Outils En-têtes et pied de page/Création du ruban.

Pour créer une lettre type, le plus simple consiste à utiliser un des modèles fournis avec Word.

Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Nouveau. Dans la zone de texte Rechercher des modèles en ligne, tapez lettres et appuyez sur la touche Entrée du clavier. Choisissez un des modèles proposés, puis cliquez sur Créer.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à modifier les informations génériques du modèle pour créer votre lettre.

Si vous ne trouvez pas le modèle recherché en tapant lettres dans la zone de recherche, essayez d’être plus précis. Tapez par exemple lettre de motivation. Comme vous pouvez le voir, les modèles proposés sont plus ciblés.