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Comme ses prédécesseurs, Word 2019 utilise un format de fichier basé sur le langage XML. Ce format offre deux principaux avantages :

• Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75% de leur taille initiale, et ce, sans qu’aucune intervention ne soit nécessaire.
• Les fichiers sont structurés de façon modulaire, afin de séparer leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Si une ou plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent possible de passer outre et d’ouvrir le document.

Les extensions de fichier utilisées sont les suivantes :

• docx pour les documents ;
• docm pour les documents qui contiennent des macros ;
• dotx pour les modèles ;
• dotm pour les modèles qui contiennent des macros.

L’onglet Fichier donne accès à un écran de paramétrage appelé « vue Backstage », qui occupe toute la fenêtre de l’application. Par son intermédiaire, vous pourrez accéder à des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l’impression et le partage du document en cours d’édition.

Pour accéder au mode Backstage, il vous suffit de sélectionner l’onglet Fichier dans le ruban.

Le volet Informations est sélectionné par défaut. Il affiche des informations sur le document en cours d’édition et donne accès à plusieurs boutons de commande.

En cliquant sur Protéger le document, vous pouvez :

• Ajouter des restrictions sur l’ouverture, la modification et la sauvegarde du document.
• Ajouter une signature numérique au document.
• Indiquer aux lecteurs qu’il s’agit de la version finale du document.

En cliquant sur Vérifier l’absence de problèmes, vous pouvez :

• Vérifier si des commentaires et marques de révision se trouvent dans le document, et, si nécessaire, les supprimer.
• Inspecter les propriétés attachées au document (nom de l’auteur, commentaires, etc.), et, si nécessaire, les supprimer.
• Vérifier si des compléments Office, des documents incorporés, des macros et d’autres informations spécifiques se trouvent dans le document, et, si nécessaire, les supprimer.
• Vérifier si votre document présente des problèmes d’accessibilité.
• Vérifier la présence de fonctionnalités qui ne sont pas prises en compte dans les versions précédentes de Word.

En cliquant sur Gérer le document, vous pouvez récupérer les sauvegardes temporaires du document en cas de « plantage » de l’ordinateur ou de l’application.

La commande Nouveau permet de créer un nouveau document vierge ou basé sur un modèle local ou en ligne.

La commande Ouvrir permet d’ouvrir un document récent, un document stocké dans vos mémoires de masse, dans votre espace OneDrive ou à un autre emplacement Web. Si nécessaire, vous pouvez mémoriser un nouveau lieu de stockage en cliquant sur Ajouter un emplacement. Si la boîte de dialogue Ouvrir semble plus pratique pour vous, appuyez sur Ctrl + F12 au lieu d’utiliser la vue Backstage.

Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d’enregistrer le document en cours d’édition sur votre ordinateur, sur OneDrive ou sur un autre emplacement Web. Ces deux commandes sont équivalentes lorsque le document est sauvegardé pour la première fois. Par contre, si le document a déjà été sauvegardé, la commande Enregistrer met à jour la version enregistrée, et la commande Enregistrer sous permet d’enregistrer le document sous un autre nom.

La commande Imprimer permet de définir les paramètres d’impression et d’imprimer le document en cours.

Vous utiliserez la commande Partager pour partager votre document sur OneDrive, en envoyant un e-mail, en effectuant une présentation en ligne ou en publiant un article sur un blog. Si vous choisissez Présenter en ligne, Word se connecte au service de présentation dédié et vous donne une URL à partager avec votre public.

La commande Exporter permet de sauvegarder le document au format PDF ou XPS ou de sauvegarder le document en utilisant un autre type de fichier.

Comme vous pouvez le supposer, la commande Fermer permet de fermer le document. Si le document a été modifié depuis la dernière sauvegarde, Word vous propose de le sauvegarder avant de le fermer.

La commande Compte vous permet de modifier :

• L’arrière-plan d’Office, affiché dans la partie supérieure de la fenêtre.
• Le jeu de couleurs utilisé dans l’interface de Word, c’est-à-dire dans tous les contrôles qui entourent le document : les barres latérales, le ruban, la barre de titre et la barre d’état. Quatre réglages sont possibles: En couleur, Gris foncé, Noir ou Blanc.
• Les services connectés à Word. Cette fonctionnalité vous sera utile si vous voulez obtenir des photos, des vidéos ou des fichiers d’un autre type via Facebook, Flickr, YouTube ou un autre service en ligne.

La partie droite de l’écran affiche le nom de la version d’Office en cours d’utilisation, permet de modifier le mode de mises à jour d’Office et d’obtenir des informations complémentaires sur votre version de Word.

La commande Votre avis permet de communiquer votre avis sur Word ou d’émettre une suggestion.

Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres de Word.

Le ruban est composé de plusieurs onglets. Chacun d’entre eux donne accès à diverses fonctionnalités représentées par des icônes, des zones de texte, des listes déroulantes et d’autres types de contrôles. Dans chaque onglet, les commandes sont regroupées en plusieurs catégories, appelées groupes.

Les onglets affichés par défaut sont les suivants : Fichier, Accueil, Insertion, Création, Mise en page, Références, Publipostage, Révision, Affichage et Aide :

• L’onglet Fichier permet d’accéder à la vue Backstage, dans laquelle des fonctions telles que l’ouverture, la fermeture, l’enregistrement, l’impression et le partage du document en cours d’édition sont disponibles.
• L’onglet Accueil permet d’accéder aux commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, polices de caractères, paragraphes et styles de mise en forme, recherche, remplacement et sélection de texte et d’objets, etc.
• L’onglet Insertion permet d’insérer de nombreux éléments dans un document : pages de garde, tableaux, illustrations, liens, en-têtes et pieds de page, zones de texte, symboles, compléments pour Office, vidéo en ligne, etc.
• L’onglet Création rassemble des réglages permettant de modifier l’apparence du document. Vous pouvez l’utiliser sur un document vierge ou sur un document existant.
• L’onglet Mise en page contient toutes les commandes nécessaires pour mettre en forme vos documents au niveau Page.
• L’onglet Références permet d’insérer une table des matières, des notes, des citations, un index, une table des références, des légendes sous les illustrations, etc.
• L’onglet Publipostage regroupe toutes les commandes nécessaires à la définition d’un publipostage (enveloppes, étiquettes ou lettres).
• L’onglet Révision donne accès à des outils de vérification, permet d’ajouter des commentaires dans un document, de travailler avec des marques de révision, de comparer deux documents, et beaucoup d’autres choses complémentaires.
• L’onglet Affichage permet de choisir le mode d’affichage du document ; d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités ; de choisir un niveau de zoom, de gérer les fenêtres de Microsoft Word ouvertes et d’accéder à quelques commandes en rapport avec les macros.
• Enfin, l’onglet Aide donne accès à différentes ressources pour vous aider dans votre utilisation quotidienne de Word.

Comme nous le verrons dans une autre rubrique, Word vous permet également de créer vos propres onglets pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans un seul et même endroit.

La fenêtre de Word affiche une portion du document. La quantité d’informations affichées dépend de la résolution de l’écran et du facteur de zoom dans Word. Vous pouvez régler le zoom en utilisant le curseur Zoom, dans la partie inférieure droite de la fenêtre.

Les barres de défilement verticales et horizontales vous permettent de vous déplacer dans le document. Le point d’insertion est matérialisé par une barre verticale clignotante. Il indique l’emplacement où les caractères tapés au clavier seront insérés. Si le mode d’affichage Brouillon est actif (icône Brouillon dans l’onglet Affichage du ruban), un caractère de soulignement représente la fin du document. Dans les autres modes d’affichage, cette marque de fin de document n’est pas apparente.

La barre de titre contient le nom du document en cours d’édition.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, le ruban donne accès à toutes les commandes de Word.

Les règles permettent de connaitre la position des éléments dans le document. Dans la règle horizontale, deux curseurs permettent d’ajuster les marges gauche et droite du texte sélectionné. Vous utiliserez également la règle horizontale pour définir et modifier des tabulations.

La barre d’état affiche des informations sur le document en cours d’édition. Par exemple :

• Les numéros de page et de section où se trouve le point d’insertion.
• Le nombre de pages du document.

D’autres éléments facilitent l’accès à des fonctionnalités avancées, comme le correcteur orthographique, le suivi des modifications et la définition de macros.

Toutes ces informations ne sont pas forcément visibles dans la barre d’état. Pour choisir celles qui seront affichées, cliquez du bouton droit sur la barre d’état et sélectionnez l’entrée appropriée dans le menu contextuel.

Sur le côté droit de la barre d’état, plusieurs icônes permettent de choisir un mode d’affichage : Mode lecture, Page ou Web.

Pour lancer Word, cliquez sur Démarrer, tapez word, puis cliquez sur Word dans la partie supérieure du menu Démarrer.

Word s’ouvre sur une page particulière. Vous pouvez :

• Ouvrir un document utilisé récemment en cliquant sur l’une des entrées énumérées sur la gauche ;
• Cliquer sur Ouvrir d’autres documents pour ouvrir un document stocké sur vos unités de masse, le réseau local ou votre espace OneDrive ;
• Créer un nouveau document vierge en cliquant sur Document vierge;
• Créer un nouveau document basé sur un modèle en cliquant sur l’une des vignettes affichées dans la partie droite de l’écran.

Ici par exemple, un nouveau document vierge est créé en cliquant sur Document vierge :

Nous reviendrons sur toutes ces options dans les rubriques suivantes.