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Si vous possédez deux versions d’un même document, Word vous permet de les comparer afin de mettre en évidence leurs différences. Voici comment procéder :

• Sélectionnez l’onglet Révision dans le ruban.
• Cliquez sur l’icône Comparer, dans le groupe Comparer, puis cliquez sur Comparer dans le menu.
• Désignez le document original et le document révisé puis cliquez sur OK.

Après un bref instant, Word présente côte à côte le document original, le document révisé et un document fusionné qui met en évidence les différences en utilisant des marques de révision.

Vous pouvez utiliser l’onglet Révision dans le ruban pour suivre, accepter et/ou refuser les modifications.

Cet article suppose qu’un document a été partagé avec une ou plusieurs personnes comme indiqué dans la vidéo intitulée « Partager un document ».

Quelle que soit la technique choisie, vos correspondants reçoivent quelques instants plus tard un message qui les invite à accéder au document partagé :

Chacun doit alors cliquer sur Afficher dans OneDrive pour accéder au document dans Word Online :

Pour que le document puisse être modifié, chaque coéditeur doit cliquer sur Modifier dans le navigateur :

Lorsque le document est modifié par un des coéditeurs, la modification apparaît quasi-instantanément chez le ou les autres coéditeurs :

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour partager un document Word. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban pour accéder à l’écran Backstage, puis cliquez sur Partager. Vous pouvez :

• Enregistrez votre document dans le cloud, afin que la dernière version du document soit toujours celle qui est partagée. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un identifiant Windows pour accéder à votre espace OneDrive.
• Envoyer le document par e-mail, en tant que pièce jointe, sous la forme d’un lien (si le document a été enregistré dans un emplacement partagé), en tant que fichier PDF ou XPS, ou en tant que télécopie Internet. Cette dernière option nécessite un fournisseur d’un service de télécopie.
• Présenter le document à une ou plusieurs personnes à travers un navigateur Web.
• Publier le document en créant un billet sur un blog.

Supposons que vous souhaitez enregistrer votre document dans votre espace OneDrive pour le partager avec vos collègues afin qu’ils puissent y apporter des modifications. Cliquez sur Partager avec des personnes, sur Enregistrer dans le Cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Si Word le demande, entrez vos identifiants. Double-cliquez sur le dossier cible, donnez un nom au document, cliquez sur Enregistrer et patientez jusqu’à ce que le document soit sauvegardé.

Pour faire savoir à vos collègues qu’un nouveau document est disponible, cliquez sur Fichier puis sur Partager. Vous pouvez inviter des personnes à visualiser et/ou à modifier votre document. Vérifier que l’onglet Partager avec des personnes (1) est sélectionné sous Partager, puis cliquez sur Partager avec des personnes (2).

Entrez les adresses e-mail de chaque personne, séparées par des points-virgules. Indiquez si ces personnes peuvent modifier ou simplement visualiser votre document. Si nécessaire, ajoutez un message personnel à l’invitation, puis cliquez sur Partager. Vos collègues recevront un e-mail les invitant à accéder à votre document.

Vous pouvez également obtenir un lien de partage permettant d’afficher ou de modifier votre document. Cliquez sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Cliquez sur le bouton Copier sous Lien de modification, ou sous Lien de consultation seule, selon le type de lien que vous souhaitez créer. Ces liens peuvent être partagés par tous les moyens à votre disposition : e-mail, intranet, etc.

Lorsque deux ou plusieurs personnes travaillent sur un même document, il peut être intéressant d’utiliser les marques de révision de Word pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre elles.

Pour activer le suivi des modifications, cliquez sur Suivi des modifications dans la barre d’état.

Si ce texte n’est pas affiché, cliquez du bouton droit sur la barre d’état et sélectionnez Suivi des modifications dans le menu.

Pour passer en revue chacune des modifications :

• Sélectionnez l’onglet Révision dans le ruban.
• Cliquez sur Modification suivante dans le groupe Modifications.
• Cliquez sur Accepter et passer à la suivante ou sur Refuser et passer à la suivante dans le groupe Modifications pour accepter ou refuser la modification en surbrillance er passer à la modification suivante.

Pour accepter toutes les modifications à la fois, cliquez sur la flèche sous l’icône Accepter et sélectionnez Accepter toutes les modifications.

Inversement, pour rejeter toutes les modifications à la fois, cliquez sur la flèche à droite ou sous l’icône Refuser et sélectionnez Refuser toutes les modifications.

Si les marques de révision sont gênantes, vous pouvez les masquer. Basculez sur l’onglet Révision dans le ruban, déroulez la liste Afficher pour la révision et sélectionnez Marques simples. Les marques de révision disparaissent. Elles sont remplacées par des barres verticales de couleur rouge, affichées à gauche des lignes qui contiennent des marques de révision. Cliquez sur l’une de ces barres pour afficher à nouveau les marques de révision.

Par défaut, les modifications apparaissent sur la version imprimée du document. Pour les cacher, basculez sur l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer, déroulez la liste Imprimer, sous Paramètres et décochez l’entrée Imprimer les marques.

Le mode protégé de Word permet d’accroître la sécurité de l’ordinateur lorsque vous manipulez des fichiers téléchargés sur Internet ou attachés à des e-mails dont l’intégrité vous échappe.

A titre d’exemple, nous allons ouvrir un fichier Word reçu en pièce jointe dans un e-mail. Ce fichier est ouvert en mode protégé, comme en atteste le bandeau de couleur jaune affiché dans la partie supérieure de la fenêtre. Dans ce mode d’affichage, vous pouvez lire, mais pas modifier le document et l’exécution des macros est désactivée. Si vous êtes sûr de l’intégrité du document, cliquez sur Activer la modification.

Si vous le souhaitez, il est possible de personnaliser le fonctionnement du mode protégé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez l’onglet Centre de gestion de la confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Une nouvelle boîte de dialogue est affichée. Sélectionnez l’onglet Mode protégé. Par défaut, toutes les protections possibles sont activées. Mais, si vous le souhaitez, il suffit de décocher une ou plusieurs cases pour que la fonctionnalité Mode protégé devienne plus permissive. Ici, par exemple, le mode protégé est désactivé pour les fichiers Word joints dans des messages e-mails réceptionnés avec Outlook.

Pour protéger un document Word contre toute modification abusive, vous pouvez lui associer un mot de passe. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur Parcourir. Dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options générales.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir afficher le document, complétez la zone de texte Mot de passe pour la lecture.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer les modifications apportées au document, complétez la zone Mot de passe pour la modification.

A titre d’information, un mot de passe peut contenir n’importe quelle combinaison de lettres, chiffres, symboles et espaces. Il peut comporter jusqu’à 15 caractères.

Cliquez sur OK, confirmez votre ou vos mots de passe, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le document. Désormais, seules les personnes en possession des mots de passe pourront lire ou modifier votre document.

Saviez-vous qu’il est possible d’interdire ou de limiter les modifications dans certains documents. Pour ce faire, l’onglet Développeur doit être affiché dans le ruban. Si ce n’est pas le cas, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.

Sélectionnez l’onglet Développeur dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Restreindre la modification dans le groupe Protéger. Cette action affiche le volet Restreindre la modification dans la partie droite de la fenêtre.

Cochez la case Limiter la mise en forme à une sélection de styles pour n’autoriser la modification que de certains styles (le choix des styles autorisés se fait en cliquant sur Paramètres).

Cochez la case Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document pour définir les actions autorisées, et indiquez quelles actions sont autorisées en sélectionnant une entrée dans la liste déroulante.

Cliquez sur Oui, activer la protection pour appliquer les restrictions sur le document et, si nécessaire, définissez un mot de passe pour empêcher les utilisateurs de retirer la protection.

Pour supprimer ou modifier la protection du document, cliquez sur Désactiver la protection dans le volet Restreindre la modification, entrez le mot de passe (si un mot de passe a été défini) et validez en cliquant sur OK.