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Si vous devez exécuter à plusieurs reprises une macro, je vous conseille de lui affecter un raccourci clavier. Déroulez le menu Outils, pointez successivement les entrées Macros et Gérer les macros puis cliquez sur LibreOffice Basic. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s’affiche. Sous Macros de, développez les entrées Mes macros et Standard, puis cliquez sur Module1. La macro GrasItaliqueSouligne apparaît dans la zone de liste Macros existantes dans Module1. Cliquez dessus puis cliquez sur Assigner. La boîte de dialogue Personnaliser s’affiche. Dans la partie inférieure de cette boîte de dialogue, sous Catégorie, développez les entrées Macros LibreOffice, Mes macros et Standard, puis cliquez sur Module1 (1). La macro GrasItaliqueSouligne apparaît dans la zone de liste Fonction. Cliquez dessus (2). Dans la zone de liste Raccourcis clavier, trouvez un raccourci qui n’est pas utilisé, c’est-à-dire en face duquel aucun texte n’est affiché. Ici par exemple, nous choisissons le raccourci clavier Alt + 0. Cliquez sur ce raccourci (3). Cliquez enfin sur Modifier (4). Le raccourci clavier s’affiche dans la zone de liste Touches. Validez en cliquant sur OK (5) puis fermez la boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic en cliquant sur Fermer.

Pour utiliser la macro GrasItaliqueSouligne, il suffit désormais de sélectionner un bloc de texte et d’appuyer sur Alt + 0.

Ouvrez le document dans lequel vous voulez enregistrer une macro. Déroulez le menu Outils, pointez l’entrée Macros et cliquez sur Enregistrer une macro. Si cette commande est grisée, c’est parce que l’enregistrement des macros est désactivé. Lancez la commande Options dans le menu Outils. La boîte de dialogue Options s’affiche. Développez l’entrée LibreOffice dans la zone de liste de gauche et cliquez sur Avancé. Sous Fonctionnalités optionnelles, cochez la case Activer l’enregistreur de macros et validez en cliquant sur OK :

A titre d’exemple, nous allons définir une macro qui affecte les attributs gras, italique et souligné à la sélection :

• Assurez-vous qu’un bloc de texte est sélectionné.
• Lancez la commande Macros/Enregistrer une macro dans le menu Outils. La palette flottante Enregistrer une macro s’affiche sur l’écran. Vous l’utiliserez pour mettre fin à l’enregistrement de la macro :

• Cliquez successivement sur les icônes Gras, Italique et Soulignage, dans la barre d’outils Standard.
• Cliquez sur Terminer l’enregistrement dans la palette Enregistrer une macro pour arrêter l’enregistrement de la macro. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s’affiche. Donnez un nom à la macro, puis cliquez sur Enregistrer:

Attention :

• Le nom de la macro ne doit comporter aucun espace ni aucun caractère spécial (caractère accentué, cédille, signe).
• Plusieurs actions ne sont pas mémorisées par l’enregistreur de macros : l’ouverture d’une fenêtre, le changement de fenêtre, les actions réalisées dans une autre fenêtre, les actions indépendantes du contenu du document, les sélections effectuées avec la souris.

Pour exécuter la macro, sélectionnez un bloc de texte, déroulez le menu Outils, pointez successivement les entrées Macros et Gérer les macros puis cliquez sur LibreOffice Basic. La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic s’affiche. Sous Macros de, développez les entrées Mes macros et Standard, puis cliquez sur Module1. La macro GrasItaliqueSouligne apparaît dans la zone de liste Macros existantes dans Module1. Cliquez dessus, puis cliquez sur Exécuter :

La boîte de dialogue Macros LibreOffice Basic se ferme et la macro s’exécute.

Lorsque deux ou plusieurs personnes travaillent sur un même document, il peut être intéressant d’utiliser des marques de révision pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre elles.

Pour activer le suivi des modifications, déroulez le menu Edition, pointez l’entrée Suivi des modifications et cliquez sur Enregistrer. Si vous préférez, appuyez sur Contrôle + Maj + E pour parvenir au même résultat.

Vous pouvez apporter vos modifications au document. Le texte ajouté est souligné et de couleur beige. Le texte supprimé est barré et de couleur beige :

Si vous placez le pointeur sur une modification, le nom de la personne qui a apporté la modification ainsi que la date et l’heure de la modification apparaissent dans une infobulle.

Il est possible d’associer un commentaire à une modification. Pour cela, cliquez sur une modification, déroulez le menu Edition, pointez l’entrée Suivi des modifications et cliquez sur Commentaire. La boîte de dialogue Commentaire s’affiche. Entrez un commentaire et validez en cliquant sur OK :

Pour passer en revue chacune des modifications, le plus simple consiste à utiliser la barre d’outils Suivi des modifications. Déroulez le menu Affichage, pointez l’entrée Barre d’outils et cliquez sur Suivi des modifications. La barre d’outils Suivi des modifications s’affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. Pour plus de souplesse, vous pouvez la transformer en une palette flottante en la déplaçant sur le document :

Vous utiliserez essentiellement les premières icônes de la barre d’outils ou de la palette Suivi des modifications :

• Afficher les modifications pour afficher ou cacher les modifications dans le document.
• Enregistrer les modifications pour activer ou désactiver le suivi des modifications.
• Modification précédente pour passer à la modification précédente dans le document.
• Modification suivante pour passer à la modification suivante dans le document.
• Accepter la modification pour accepter la modification courante.
• Rejeter la modification pour rejeter la modification courante.
• Gérer les modifications pour afficher la boîte de dialogue Gérer les modifications, dans laquelle vous pouvez passer en revue les modifications, les accepter et les rejeter individuellement ou globalement :

• Insérer un commentaire pour insérer un commentaire sur une modification, sous la forme d’un post-it dans la marge droite du document.
• Insérer un commentaire de suivi de modification pour insérer un commentaire qui apparaîtra dans la boîte de dialogue Gérer les modifications.

Pour modifier les paramètres de suivi de modification, lancez la commande Options dans le menu Outils. La boîte de dialogue Options s’affiche. Développez l’entrée LibreOffice Writer dans la zone de liste de gauche et cliquez sur Modifications. Ici, vous pouvez modifier la mise en forme des insertions, des suppressions, des modifications d’attributs et indiquer si une marque colorée doit apparaître en face des paragraphes modifiés :

Le publipostage, ou mailing, permet de réaliser des lettres, e-mails, étiquettes et enveloppes personnalisés pour plusieurs destinataires. Ce procédé se fait toujours en trois étapes.

Première étape – Création du fichier de données

Vous pouvez utiliser n’importe quelle source de données : une feuille de calcul Calc, une liste d’adresses rédigée dans Writer, une table dans une base de données LibreOffice Base, un fichier HTML, un fichier texte, etc..

A titre d’exemple, nous allons utiliser une feuille de calcul Calc. La première ligne définit le nom des champs. Chacune des lignes suivantes correspond à un destinataire du mailing. Voici les données utilisées :

Ce document est enregistré dans un fichier Calc sous le nom data.ods.

Deuxième étape – Création de la lettre type

Créez un nouveau document Writer. Insérez dans ce document le texte, les images, et les autres éléments qui sont constants et doivent être envoyés à tous vos correspondants.

Voici le document utilisé. Il a pour nom bourse.odt :

Troisième étape – Fusion

Le document créé dans la deuxième étape étant ouvert, déroulez le menu Insertion, pointez l’entrée Champs et cliquez sur Autres champs. La boîte de dialogue Champs s’affiche. Basculez sur l’onglet Base de données. Sous Type, sélectionnez Champ de mailing. Cliquez sur Parcourir et désignez le fichier qui contient les données (ici, data.ots). L’entrée data apparaît dans la zone de liste Sélection d’une base de données. Développez-la pour accéder à la feuille de calcul et aux champs nommés de la première ligne :

Pour insérer un champ, il suffit de le sélectionner sous Sélection d’une base de données et de cliquer sur Insérer. Voici comment se présente le document après avoir sélectionné les champs Nom, Adresse, puis CP et Ville :

Lorsque tous les champs ont été insérés, lancez la commande Assistant Mailing dans le menu Outils. La boîte de dialogue Assistant Mailing s’affiche.

La sélection par défaut convient, puisque le document actif contient la lettre type. Cliquez sur Suivant. Dans la deuxième étape, vous devez indiquer si vous voulez envoyer un mailing papier ou e-mail.

Ici, nous allons effectuer un mailing papier. Cliquez sur Suivant. Les étapes 3 et 4 ne sont pas nécessaires car la lettre type contient tous les champs nécessaires. Cliquez sur Terminer.

La barre d’outils Mailing s’affiche au-dessus du document :

Vous pouvez entre autres :

• Avoir un aperçu des documents en cliquant sur Editer des documents individuels.
• Enregistrer ou imprimer les documents fusionnés en cliquant sur Enregistrer les documents fusionnés ou sur Imprimer les documents fusionnés.
• Envoyer un message e-mail aux destinataires en cliquant sur Envoyer les messages e-mail.

Si vous choisissez d’envoyer un e-mailing, la boîte de dialogue Envoyer le document fusionné par courriel s’affiche. Indiquez le champ qui contient l’adresse e-mail des destinataires dans la liste déroulante A, définissez le sujet de l’e-mail dans la zone de texte Sujet, puis cliquez sur Envoyer les documents :

Il existe de nombreux types de champs dans Writer. Cette section s’intéresse aux plus simples d’entre eux : numéros de pages, nombres de pages, date et heure, titre, auteur et sujet.

Pour insérer un de ces champs dans un document, positionnez le point d’insertion à l’endroit où doit se faire l’insertion, déroulez le menu Insertion, pointez l’entrée Champ et faites votre choix parmi les champs proposés :

Par exemple, pour insérer le numéro de chaque page dans le pied de page sous la forme suivante :

Page 5/140

Vous commencerez par activer les pieds de page avec la commande Page dans le menu Format :

Vous insèrerez alors le texte Page suivi d’un espace dans le pied de page. Pour obtenir le numéro de chaque page, vous utiliserez la commande Champ/Numéro de page dans le menu Insertion. Insérez un espace suivi d’un slash et d’un espace, puis lancez la commande Champ/Nombre de pages dans le menu Insertion pour obtenir le nombre total de pages du document et le tour est joué.

Les champs Date et Heure sont particuliers. Vous pouvez choisir d’insérer la date et l’heure où ils ont été créés, ou une date et une heure actualisées à chaque ouverture du document.

Pour insérer une date et une heure fixes, il suffit d’utiliser les commandes Champ/Date et Champ/Heure dans le menu Insertion.

Pour insérer une date actualisée à chaque ouverture du document, lancez la commande Champ/Autres champs dans le menu Insertion. La boîte de dialogue Champs s’affiche. Basculez sur l’onglet Document, sélectionnez Date dans la zone de liste Type, Date dans la zone de liste Sélectionner et choisissez un format de date dans la zone de liste Format. Cliquez enfin sur Insertion pour insérer la date dans le document :

Pour insérer une heure actualisée à chaque ouverture du document, vous procèderez comme pour la date. Lancez la commande Champ/Autres champs dans le menu Insertion. La boîte de dialogue Champs s’affiche. Basculez sur l’onglet Document, sélectionnez Heure dans la zone de liste Type, Heure dans la zone de liste Sélectionner et choisissez un format d’heure dans la zone de liste Format. Cliquez enfin sur Insertion pour insérer l’heure dans le document :

Les champs Titre et Sujet correspondent au titre et au sujet du document, tels qu’ils ont été définis dans la boîte de dialogue Propriétés, sous l’onglet Description (pour information, cette boîte de dialogue est affichée avec la commande Propriétés dans le menu Fichier) :

Enfin, le champ Auteur est le nom de l’auteur.

Dans un document sauvegardé au format odt, cette information est définie dans la boîte de dialogue Options, dans la section LibreOffice/Données d’identité (cette boîte de dialogue est accessible avec la commande Options dans le menu Outils) :

Dans un document sauvegardé au format docx, le nom de l’auteur est défini dans le champ Auteurs du volet Détails de l’explorateur de fichiers :

A première vue, les zones de texte et les cadres semblent remplir un même but : définir une zone rectangulaire qui peut être positionnée n’importe où dans le document. En y regardant d’un peu plus près, ces deux objets sont assez différents. Examinons leur fonctionnement et leurs spécificités.

Zones de texte

Comme leur nom l’indique, les zones de texte ne peuvent contenir que du texte.

Insérer une zone de texte dans un document

Pour insérer une zone de texte dans un document, lancez la commande Zone de texte dans le menu Insertion. Le pointeur de la souris change de forme. Tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé pour délimiter la zone de texte. Au relâchement du bouton gauche de la souris, un rectangle de couleur bleu ciel apparaît dans le document. Tapez le texte que vous voulez insérer dans la zone de texte :

Cliquez en dehors de la zone de texte pour revenir au document.

Modifier le contenu d’une zone de texte

A tout moment, vous pouvez modifier le contenu d’une zone de texte en double-cliquant dessus. Lorsque vous sélectionnez du texte dans une zone de texte, vous pouvez modifier ses caractéristiques en utilisant la barre d’outils Objet de texte. Vous pouvez en particulier choisir la police, la taille, les attributs, l’alignement et l’interlignage des caractères. Lorsque les modifications sont terminées, cliquez à l’extérieur de la zone de texte pour revenir au document.

Modifier la taille et l’emplacement d’une zone de texte

Vous pouvez modifier la taille d’une zone de texte. Cliquez sur la zone de texte pour la sélectionner et agissez sur une des huit poignées de redimensionnement :

Vous pouvez également modifier l’emplacement d’une zone de texte. Cliquez dessus. Pointez-la avec la souris, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez-la où vous le souhaitez :

Renvoi du texte autour d’une zone de texte

Le texte environnant peut s’enrouler autour d’une zone de texte ou s’afficher derrière la zone de texte. Pour choisir le comportement du texte environnant, cliquez du bouton droit sur la zone de texte, pointez l’entrée Adaptation du texte et choisissez une des commandes proposées :

Arrière-plan d’une zone de texte

Enfin, notez qu’il est possible d’affecter une image d’arrière-plan à une zone de texte. Cliquez sur la zone de texte pour la sélectionner puis cliquez sur l’icône Insérer une image de la barre d’outils Standard. Choisissez l’image à utiliser et validez en cliquant sur Ouvrir :

Vous voulez aller plus loin ? Cliquez du bouton droit sur la zone de texte et choisissez Remplissage dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Remplissage dans laquelle vous pouvez choisir une couleur, un dégradé, une image, un motif ou des hachures pour l’arrière-plan :

Cadres

Les cadres sont des objets plus complexes que les zones de texte. Vous pouvez y insérer des images, des formes et des tableaux. Vous pouvez également afficher une bordure autour d’un cadre ou encore effectuer un multicolonnage dans un cadre.

Insérer un cadre dans un document

Vous pouvez insérer un cadre vide que vous remplirez par la suite, ou insérer une partie du document dans un cadre.

Pour insérer un cadre vide, déroulez le menu Insertion, pointez Cadre et cliquez sur Encadrer interactivement. Le pointeur de la souris change de forme. Tracez une zone rectangulaire à l’endroit où doit être inséré le cadre.

Pour insérer une partie du document dans un cadre, sélectionnez cette portion, déroulez le menu Insertion, pointez Cadre et cliquez sur Encadrer interactivement. Le pointeur de la souris change de forme. Tracez une zone rectangulaire pour y insérer la sélection.

Insérer une image dans un cadre

Pour insérer une image dans un cadre, cliquez à l’intérieur du cadre, puis cliquez sur l’icône Insérer une image de la barre d’outils Standard. Désignez l’image à insérer et validez en cliquant sur Ouvrir. L’image s’affiche dans la partie supérieure du cadre. Si cela est nécessaire, redimensionnez-la en utilisant ses poignées de redimensionnement et déplacez-la où bon vous semble dans le cadre en utilisant un glisser déposer.

Insérer une forme dans un cadre

Pour insérer une forme dans un cadre, cliquez sur le cadre pour le sélectionner. Cliquez sur la flèche, à droite de l’icône Insérer une forme de base de la barre d’outils Standard et choisissez la forme que vous voulez insérer. Tracez un rectangle dans la forme pour définir les dimensions de la forme. Si cela est nécessaire, redimensionnez la forme en utilisant ses poignées de redimensionnement et déplacez-la où bon vous semble dans le cadre en utilisant un glisser déposer.

Vous pouvez également choisir le comportement du texte autour de la forme. Cliquez du bouton droit sur la forme, pointez l’entrée Adaptation du texte et choisissez un des comportements proposés. Si vous choisissez un renvoi du texte autour de la forme, vous voudrez peut-être choisir l’espacement entre la forme et le texte. Dans ce cas, cliquez du bouton droit sur la forme, pointez l’entrée Adaptation du texte et choisissez Editer dans le menu. La boîte de dialogue Adapter s’affiche. Définissez l’espacement sous Espacement, puis validez en cliquant sur OK :

Insérer un tableau dans un cadre

Pour insérer un tableau dans un cadre, positionnez le point d’insertion à l’endroit où doit se faire l’insertion, cliquez sur la flèche à droite de l’icône Insérer un tableau de la barre d’outils Standard et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau :

Le tableau est inséré dans le cadre. Il ne vous reste plus qu’à le remplir.

Afficher une bordure autour d’un cadre

Double-cliquez sur la périphérie du cadre (pas à l’intérieur du cadre). La boîte de dialogue Cadre s’affiche. Basculez sur l’onglet Bordures et définissez les caractéristiques de la bordure :

Comme vous le voyez, vous pouvez également définir les marges internes sous Remplissage, et l’ombrage du cadre sous Style d’ombre. Faites vos réglages et validez en cliquant sur OK.

Choisir l’arrière-plan d’un cadre

Double-cliquez sur la périphérie du cadre (pas à l’intérieur du cadre). La boîte de dialogue Cadre s’affiche. Basculez sur l’onglet Zone et définissez les caractéristiques de l’arrière-plan. Vous pouvez opter pour une couleur, un dégradé, une image, un motif ou des hachures. Validez en cliquant sur OK :

Effectuer un multicolonnage dans un cadre

Pour que le contenu d’un cadre s’affiche sur plusieurs colonnes, double-cliquez sur la périphérie du cadre (pas à l’intérieur du cadre). La boîte de dialogue Cadre s’affiche. Basculez sur l’onglet Colonnes et choisissez le type de multicolonnage à mettre en place. Validez en cliquant sur OK :

Pour insérer des symboles ou des caractères spéciaux dans un document, positionnez le point d’insertion à l’emplacement voulu puis cliquez sur l’icône Insérer un caractère spécial de la barre d’outils Standard. La boîte de dialogue Caractères spéciaux s’affiche :

Sélectionnez une police dans la liste déroulante Police puis double-cliquez tour à tour sur chacun des caractères que vous voulez insérer.

Si vous utilisez fréquemment un même caractère, vous pouvez lui affecter un autotexte pour faciliter son insertion. Sélectionnez le caractère, appuyez simultanément sur les touches Contrôle et F3. La boîte de dialogue AutoTexte s’affiche. Entrez un nom dans la zone de texte Nom. Les premières lettres de ce nom s’affichent dans la zone de texte Raccourci. Si nécessaire, tapez un autre raccourci dans la zone de texte Raccourci. Ici par exemple, le raccourci ecl est associé à l’icône éclair de la police Wingdings 3 :

Cliquez sur AutoTexte et sélectionnez Nouveau dans le menu. Enfin, fermez la boîte de dialogue AutoTexte en cliquant sur Fermer. Ça y est, vous pouvez facilement insérer l’autotexte que vous venez de définir.

Tapez le raccourci ecl puis appuyez sur la touche de fonction F3. Le raccourci est remplacé par un éclair Wingdings 3.